您好。我是堀內行政書士事務所的行政書士 堀內友起子。
想要從海外招募人才、希望從海外總部調派員工，或是想與身在海外的配偶在日本共同生活。遇到這種情況時，不少人會感到困惑：「簽證是否必須由當事人親自到海外辦理？」「是否可以先以觀光簽證來日，再在日本辦理簽證變更？」事實上，本事務所也收到許多這類諮詢。
本次將介紹從海外引進外國人至日本時的基本要點資格證書 (COE)關於這一點，讓我們一起來了解從申請到入境的流程吧。
本文的三個重點。
- COE 是指在來日之前，由日本方面進行的「居留資格事前審查結果」。
- 通常由「日方」提出申請，例如接收企業的員工或日本籍配偶等。
- 由於 COE 若未於核發後 3 個月內入境將失效，因此建議至少提前 3 個月開始準備。
1. 「簽證」與「居留資格」有何不同？
雖然一般稱為「工作簽證」和「結婚簽證」，但實際上可分為以下兩類。
- 簽證：這是由日本駐外大使館及總領事館簽發、用於入境的推薦信類文件（由外務省管轄）。
- 簽證狀態：這是規定在日期間可從事何種活動的資格（由出入國在留管理廳管轄）。
若要在日本工作或生活，必須具備「居留資格」；而「居留資格認定證明書」（COE）正是指在赴日之前，針對該居留資格進行審查的文件。
2. 何謂「居留資格認定證明書（COE）」？
「在留資格認定證明書」（Certificate of Eligibility）是由出入國在留管理廳事先確認「該人士預定在日本進行的活動符合〇〇在留資格的條件」的文件。
若持有居留資格認定證明書（COE），在海外的日本大使館或總領事館申請簽證的流程將更加順暢，並於通過日本機場的入境審查後，確定居留資格。自2023年3月17日起，居留資格認定證明書（COE）將不再以紙本形式發放，而是電子郵件（電子COE）現在也可以透過該方式領取了。
3. 以觀光身分來日後，還能辦理變更嗎？
在諮詢過程中，這類問題非常常見。對於來自韓國等可免簽短期停留的國家的人士，有時會有人認為：「不妨先以觀光身分來日，之後在日本將簽證變更為工作簽證不就好了嗎？」
然而，出入境及居留管理廳表示，原則上不允許將「短期停留」變更為其他居留資格相關說明如下。根據《入境管理法》規定，除非基於「不得已的特殊情況」，否則不予許可；僅因在日本逗留期間獲發COE，並不被視為符合此項特殊情況。
請各企業的負責人亦務必留意
- 不得讓以短期居留身分的人士從事工作。
- 若計畫讓員工在中長期內持續任職，原則上應從一開始就透過COE手續進行準備。
4. 由誰向哪裡提出申請？
- 符合申請資格者：除預定來日的本人外，尚包括接待機構的職員、日本籍配偶等法務省令所規定的代理人。此外，已登記的行政書士及律師亦可代為辦理申請手續。
- 申請地點：即管轄預定居住地或接收機構所在地之地方出入境及居留管理機關。恕不接受郵寄申請。
- 手續費：申請核發 COE 本身並不收取手續費。
即使本人身在海外無需親赴日本，由接待企業、家屬或行政書士在日本代為辦理相關手續亦可。
5. 從申請到入境的流程為何？
- 文件準備：請備齊符合居留資格的申請書及證明資料。需同時準備申請人（海外）及公司、家屬（日本）雙方所需的文件。
- COE撥款申請（日本）：由日方向地方出入境及居留管理機關提出申請。
- COE的核發：經審查後，將以紙本或電子郵件（電子COE）形式發放，並寄送給身在海外的當事人。
- 簽證申請（海外）：申請人須親自向當地的日本大使館或總領事館提交COE等文件，以申請簽證。
- 抵達日本・登陸：將在機場接受入境審查。在成田、羽田、關西等主要機場，此時會核發居留卡。確定居住地後，須於14天內向所屬的市、區、町、村辦理居住地登記。
6. 根據居留資格的不同，所需文件有何差異？
| 居留資格（舉例） | 主要申請人（日方） | 主要文件 |
|---|---|---|
| 技術、人文和國際服務 | 招聘企業 | 僱傭合約、公司資料、學歷及工作經歷證明 |
| 企業內部調職（外派人員） | 日本的分公司與法人 | 有關調職的文件、與總公司相關的資料、在職證明 |
| 經營與管理 | 當事人或其代表 | 事業計畫書、登記事項證明書、辦公室相關資料 |
| 日本配偶等 | 日本籍配偶 | 婚姻證明、配偶之所得及納稅證明、問卷 |
即使是相同的居留資格，所需文件也會因企業規模（類別）或個別情況而有所不同。請將上表視為大致的參考基準。
7. 審查期間與有效期間分別是多久？
- 审议期：出入國在留管理廳公布的標準處理期間為1個月至3個月。不過，由於近期審查趨於嚴格，視申請內容而定，處理時間往往會更長。
- 有效期限：COE若未於核發日起3個月內提出入境申請，即會失效。請注意，這與簽證的有效期限是兩回事。
若將文件準備、審查及簽證申請等流程一併考量，建議至少在入職日或希望抵達日本之日的前3個月便開始準備。
8. 自行準備時的注意事項
也有一些申請人在自行準備過程中，未察覺到未符合必要條件，直到申請遭駁回後才前來本事務所諮詢。由於申請條件中有些部分容易產生誤解，因此在申請前再次確認一次會比較安心。
申請前清單
- 在日本進行的活動是否確實符合所申請的居留資格
- 是否已完全符合該居留資格的所有必要條件，例如學歷、工作經歷及公司規模等
- 申請書與證明資料中的姓名、日期、經歷等資料是否一致
- 行程安排是否能在獲得COE後3個月內抵達日本？
本事務所不僅提供韓語服務，還會根據客戶的具體情況，個別指導申請所需文件的格式。部分文件可透過本事務所獨有的服務迅速備妥，以協助您快速完成申請。
延伸閱讀
摘要
若希望外國人能在日本中長期工作或與您共同生活，基本原則是應從一開始就透過辦理「居留資格認定證明書（COE）」的手續來做好準備，而非先以觀光身分來日再變更居留資格。由於COE須在日本境內申請，且必須在核發後3個月內入境，因此請預留充裕的時間來安排相關事宜。
若本文能對您考慮從海外引進人才一事有所助益，我們將深感榮幸。無論是關於哪種居留資格適合您，或是需要準備哪些文件等問題，歡迎隨時與我們聯繫諮詢。
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