Hướng dẫn biến kết thúc kỳ nghỉ làm việc thành "sự nghiệp tiếp theo" thay vì "trở về nước"
Khi đến Nhật Bản để làm việc trong kỳ nghỉ làm việc, vài tháng đầu tiên sẽ trôi qua rất nhanh khi bạn làm quen với môi trường mới. Tuy nhiên, từ một thời điểm nào đó, những lo lắng sau đây sẽ trở thành hiện thực.
"Khi kết thúc kỳ nghỉ làm việc, tôi nên làm gì?"
"Tôi có thể tiếp tục làm việc tại công ty hiện tại không?"
"Có thể thay đổi visa tại Nhật Bản mà không cần về nước không?"
Bài viết này được viết dành cho những người đang ở giai đoạn đó. Thay vì liệt kê các thuật ngữ pháp lý khó hiểu, bài viết này sắp xếp một cách dễ hiểu các điểm dễ vấp ngã trong quá trình chuẩn bị thực tế, các điểm được xem xét trong quá trình thẩm định, và các công việc thực tế phối hợp với công ty.
1. Sau khi kết thúc chương trình làm việc và du lịch, tôi có thể tiếp tục ở lại Nhật Bản không?
Kết luận là, khả năng đó hoàn toàn có thể xảy ra.
Trong thực tế, có 3 yếu tố chính ảnh hưởng đến kết quả thay đổi tư cách lưu trú.
- Yêu cầu đối với người nộp đơn (trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, trình độ tiếng Nhật, tình trạng cư trú)
- Yêu cầu của cơ quan tiếp nhận (tính ổn định của dự án, nhu cầu tuyển dụng, mức lương hợp lý)
- Mức độ hoàn thiện của tài liệu (tính nhất quán về mặt logic, tính tương thích lẫn nhau, thời điểm nộp đơn)
Điều đó có nghĩa là, chỉ chuẩn bị hồ sơ của bản thân là không đủ, chỉ chuẩn bị hồ sơ của công ty cũng không đủ. Điều quan trọng là cả hai bên phải kể cùng một câu chuyện.
2. Các loại tư cách lưu trú chính được xem xét sau khi kết thúc chương trình làm việc kỳ nghỉ
| Phân loại | Tư cách lưu trú chính | Hình ảnh đối tượng | Lợi ích | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|---|---|
| Công việc chuyên môn | Kỹ thuật, kiến thức nhân văn, công việc quốc tế | Kế hoạch, kinh doanh, tiếp thị, phiên dịch, dịch thuật, CNTT, v.v. | Được sử dụng nhiều nhất trong thực tiễn tuyển dụng | Học vấn (chuyên ngành)/kinh nghiệm làm việc và nội dung công việc có liên quan là quan trọng nhất |
| Công việc tại hiện trường | Kỹ năng đặc định loại 1 | Ăn uống ngoài, lưu trú, chăm sóc, sản xuất thực phẩm, v.v. | Yêu cầu về trình độ học vấn tương đối thấp | Cần chuẩn bị cho kỳ thi theo lĩnh vực và yêu cầu về tiếng Nhật |
| Học tập | du học | Những người muốn tái cấu trúc sự nghiệp bằng cách tiếp tục học lên cao | Có thể tái cấu trúc chuyên môn | Học phí, quản lý sự tham dự, thiết kế lộ trình sau khi tốt nghiệp là cần thiết. |
| hệ thống phân cấp | vợ/chồng, v.v. | Thời gian lưu trú dựa trên quan hệ hôn nhân và gia đình | Hoạt động thường có phạm vi rộng | Thông tin thực tế về mối quan hệ là rất quan trọng |
Thực tế, phổ biến nhất là (1) thay đổi sang kỹ thuật, kiến thức nhân văn, công việc quốc tế, (2) thay đổi sang kỹ năng cụ thể. Cái nào thực tế hơn sẽ được quyết định dựa trên kinh nghiệm và nội dung công việc hiện tại của bản thân.
3. Kỹ thuật, kiến thức nhân văn, công việc quốc tế: Các điểm được xem xét trong quá trình đánh giá
Chứng chỉ này tập trung vào "chuyên môn". Không chỉ dựa vào ý định tuyển dụng của công ty là đủ, mà còn cần có sự liên kết hợp lý giữa lý lịch của người nộp đơn và công việc dự kiến.
3-1. Hiểu về phân loại
| Phân loại | Ví dụ về công việc | Điểm chú ý trong quá trình đánh giá |
|---|---|---|
| Công nghệ | Phát triển, vận hành hệ thống, kỹ thuật máy móc, xây dựng, v.v. | Nền tảng học tập về khoa học kỹ thuật hoặc kinh nghiệm thực tế tương đương |
| Kiến thức nhân văn | Kế hoạch, kinh doanh, quan hệ công chúng, nhân sự, kế toán, v.v. | Kiến thức về nhân văn và khoa học xã hội phù hợp với công việc |
| Hoạt động quốc tế | Phiên dịch, dịch thuật, giao dịch quốc tế, bản địa hóa, v.v. | Nhu cầu công việc dựa trên văn hóa và ngôn ngữ nước ngoài |
3-2. Những điểm không phù hợp thường gặp
- Mặc dù chức danh là chuyên môn, nhưng thực tế công việc chủ yếu là công việc đơn giản.
- Có bằng cấp nhưng không có giải thích về mối liên hệ giữa chuyên ngành và công việc.
- Có thể bổ sung bằng kinh nghiệm làm việc, nhưng chứng nhận nội dung công việc còn yếu.
- Điều kiện thù lao có vẻ thấp hơn so với mức thị trường cho công việc cùng loại.
3-3. Cơ sở lý thuyết về sự liên quan
- Bạn đã học được gì/đã thực hiện những công việc thực tế nào?
- Công việc sẽ phụ trách sau khi vào công ty
- Tại sao hai bên lại kết hợp với nhau?
- Tại sao công việc đó lại cần thiết cho công ty?
Nếu 4 điểm này rõ ràng, tài liệu sẽ dễ dàng cho người thẩm định đánh giá.
4. Kỹ năng đặc định: Chuẩn bị thi là con đường quan trọng
Đối với những người có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực ăn uống, lưu trú, sản xuất v.v. trong thời gian làm việc tại nước ngoài, con đường kỹ năng đặc định là hiệu quả về mặt thực tiễn.
Chúng tôi sẽ tiến lên phía trước dựa trên sự phù hợp với lĩnh vực và kết quả thi hơn là bằng cấp học vấn.
4-1. Những người phù hợp với lộ trình này
- Chuyên ngành và công việc hiện tại không liên quan đến nhau
- Có kinh nghiệm thực tế tại hiện trường
- Tôi muốn xây dựng sự nghiệp trong cùng lĩnh vực trong trung và dài hạn.
- Có thể tiến hành việc học thi một cách có kế hoạch
4-2. Thứ tự chuẩn bị
- Xác định lĩnh vực mục tiêu
- Xác nhận các bài thi cần thiết (đánh giá kỹ năng, tiếng Nhật)
- Thảo luận về công việc và điều kiện với nhà tuyển dụng
- Đăng ký trước khi hết hạn cư trú
Đối với kỹ năng đặc định, việc "có thể ngay lập tức phát huy năng lực tại nơi làm việc" được coi trọng, do đó việc ghi chép công việc phụ trách và sắp xếp thành tích sẽ rất hữu ích.
5. Quản lý thời gian nộp đơn: Nộp đơn trước ngày hết hạn và hiểu rõ về thời gian đặc biệt
Lo lắng lớn nhất là "Nếu thời hạn lưu trú hết hạn trong quá trình xét duyệt thì sẽ ra sao?". Điểm chính như sau.
- Nếu đơn xin được chấp nhận hợp pháp trước thời hạn lưu trú, thì sẽ có sự bảo vệ theo quy định về thời gian chờ kết quả.
- Yêu cầu tài liệu bổ sung phải được đáp ứng chính xác và đúng hạn.
Nếu ngày nộp đơn quá muộn, sẽ không có thời gian để điều chỉnh. Thay vì "chờ đến khi có đủ giấy tờ rồi mới quyết định", an toàn hơn là tính ngược lại và ấn định ngày nộp trước.
6. Bản chất của việc chuẩn bị tài liệu: Làm cho tài liệu cá nhân và tài liệu công ty trở thành một câu chuyện thống nhất
6-1. Các tài liệu chính của người nộp đơn
| tài liệu | Điểm quan trọng | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú | Tính nhất quán của nội dung, giảm thiểu khoảng trống | Các tài liệu của công ty và mô tả công việc không khớp nhau |
| Ảnh chứng minh | Tiêu chuẩn・Thời gian chụp・Nền | Không phù hợp với tiêu chuẩn, ảnh cũ |
| Bằng tốt nghiệp・Bảng điểm | Sử dụng để giải thích mối liên hệ giữa chuyên ngành và công việc | Chỉ nộp mà không có lời giải thích |
| Giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc (tại thời điểm đó) | Nội dung công việc・Thời gian・Phạm vi trách nhiệm | Chỉ có thông tin đăng ký mà không rõ thực tế công việc |
| Tài liệu về năng lực tiếng Nhật | Khách quan hóa khả năng thực hiện công việc | Chỉ có tự khai báo mà không có bằng chứng |
| Giấy giải trình・Sơ yếu lý lịch | Lý lịch và kế hoạch tương lai | Nhiều biểu hiện trừu tượng và ít thực tế |
6-2. Các tài liệu chính của cơ quan tiếp nhận
| Giấy tờ | Điểm được đánh giá trong quá trình xét duyệt | Điểm bổ sung |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | Nhiệm vụ, thù lao, địa điểm làm việc, hình thức hợp đồng | Mô tả công việc để tránh nhầm lẫn trong công việc đơn giản |
| Tài liệu giới thiệu công ty | Thực thể kinh doanh, tổ chức, quy trình công việc | Đảm bảo sự nhất quán giữa hoạt động thực tế và nội dung tài liệu |
| Tài liệu liên quan đến tài chính | Tính liên tục và khả năng thanh toán | Trong trường hợp biến động lớn, vui lòng đính kèm hướng dẫn sử dụng. |
| Giấy lý do tuyển dụng | Tại sao cần người nước ngoài đó? | Giải thích các yêu cầu về ngôn ngữ liên quan đến công việc thực tế |
Điều quan trọng là bất kể đọc tài liệu nào cũng phải đi đến cùng một kết luận. Nếu có mâu thuẫn, bên thẩm định chắc chắn sẽ xác minh điểm đó.
7. Lịch trình tính ngược: An toàn nhất là bắt đầu 6 tháng trước khi hết hạn
| thời điểm | việc cần làm | Ghi chú công việc |
|---|---|---|
| 6 tháng trước khi hết hạn | Xác định mục tiêu chứng chỉ, xác nhận sự phù hợp với công việc | Lập bảng tổng hợp chuyên ngành và kinh nghiệm làm việc |
| 5 tháng trước khi hết hạn | Thương lượng điều kiện với công ty, kiểm kê các tài liệu cần thiết | Trước tiên, hãy chuẩn bị nội dung công việc trong hợp đồng. |
| 3~4 tháng trước khi hết hạn | Soạn thảo bản thảo đầu tiên của bản giải trình lý do và bản giới thiệu công ty Thu thập thông tin về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và tài liệu tiếng Nhật | Thống nhất thuật ngữ Các tài liệu cần dịch thuật nên bắt đầu sớm. |
| 2 tháng trước khi hết hạn | Kiểm tra cuối cùng, hoàn tất chuẩn bị hồ sơ | Đảm bảo khoảng trống để điều chỉnh |
| 1 tháng trước khi hết hạn | Đăng ký hoàn tất | Lưu trữ tài liệu tiếp nhận và xác nhận hệ thống liên lạc |
| Đang xem xét | Xử lý tài liệu bổ sung, sắp xếp hồ sơ sinh hoạt | Hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định đi du lịch, nghỉ việc hoặc chuyển việc |
8. Quản lý cuộc sống trong quá trình xét duyệt: Quan trọng không kém so với hồ sơ
8-1. Thông báo về địa chỉ và đơn vị công tác
- Chuyển nhà, thay đổi cơ quan công tác, v.v... phải báo cáo trong thời hạn quy định.
- "Sau này tổng hợp lại" dễ trở thành yếu tố rủi ro khi cập nhật
8-2. Thuế và bảo hiểm xã hội
- Hiển thị tình trạng nộp thuế cư trú, bảo hiểm y tế quốc dân, lương hưu
- Sau khi chuyển sang tư cách lao động, không để trống khi chuyển sang bảo hiểm của công ty.
8-3. Ghi chép kết quả công việc
- Hàng tháng ghi chép công việc phụ trách và kết quả đạt được
- Khi yêu cầu tài liệu bổ sung, tốc độ và độ chính xác của giải thích sẽ tăng lên.
9. Các sự cố thường xảy ra và chính sách ứng phó
9-1. Trường hợp hủy bỏ quyết định tuyển dụng hoặc nghỉ việc trong quá trình xét duyệt
Việc trì hoãn liên lạc là điều nguy hiểm nhất. Hãy sắp xếp các sự kiện và nhanh chóng xem xét liệu có cần thiết phải nộp báo cáo hoặc điều chỉnh hay không. Nếu có thể đảm bảo được nơi tiếp nhận mới, có thể kết nối được, nhưng nếu khoảng thời gian trống kéo dài, các lựa chọn sẽ bị hạn chế.
9-2. Trường hợp nhận được thông báo từ chối
Việc không được chấp thuận không phải là kết thúc. Bằng cách xác định lý do không được chấp thuận và bổ sung những điểm còn thiếu, có trường hợp có thể được chấp thuận khi nộp đơn lại. Điều quan trọng là phải duy trì tính nhất quán với đơn trước đó, đồng thời bổ sung những điểm còn thiếu bằng tài liệu khách quan.
9-3. Trường hợp nhận được yêu cầu bổ sung tài liệu (sửa đổi)
Sửa chữa không phải là điều hiếm gặp. Tuân thủ thời hạn là ưu tiên hàng đầu. Thay vì nộp một lượng lớn tài liệu, việc chuẩn bị và nộp tài liệu trả lời trực tiếp các câu hỏi một cách ngắn gọn sẽ hiệu quả hơn.
10. Cách viết bản giải trình: Cấu trúc dễ hiểu cho người đọc
- Hoạt động sau khi nhập cảnh (ghi chép sự kiện theo trình tự thời gian)
- Công việc dự kiến sau khi vào công ty (phạm vi, tỷ trọng, kết quả)
- Mối liên hệ với trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc (liên kết trực tiếp)
- Yếu tố đóng góp cho công ty (ngôn ngữ, hiểu biết thị trường, chuyên môn)
- Kế hoạch trung và dài hạn (tuân thủ pháp luật, ổn định công việc, thích ứng với xã hội)
Cách viết cần tránh
- biểu hiện trừu tượng
- Chủ yếu là biểu hiện cảm xúc mà không có cơ sở
- Nội dung không khớp với các tài liệu khác
11. 5 loại tài liệu cần phải phù hợp với công ty
| tài liệu | Mục phù hợp | Câu hỏi xác nhận |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | Chức danh, mức lương, thời gian làm việc, thời hạn hợp đồng | Đơn đăng ký và nội dung có khớp nhau không? |
| Giấy lý do tuyển dụng | Sự cần thiết của việc tuyển dụng người nước ngoài, phạm vi trách nhiệm | Bạn có thể giải thích tại sao cần nhân tài đó không? |
| Giới thiệu công ty・Sơ đồ tổ chức | Nội dung hoạt động kinh doanh, cơ cấu bộ phận, lý do bố trí | Phân công công việc có hợp lý về mặt tổ chức không? |
| Tài liệu tài chính | Doanh thu, tính liên tục, khả năng thanh toán | Có thể giải thích sự ổn định của việc thanh toán thù lao không? |
| Hướng dẫn công việc | Công việc hàng ngày, kết quả công việc, báo cáo | Có vẻ như là công việc đơn giản phải không? |
Chỉ cần có đủ 5 điểm này, tính thuyết phục của toàn bộ tài liệu sẽ tăng lên đáng kể.
12. FAQ (Câu hỏi thường gặp trong tư vấn)
Q1. Có thể nộp đơn ngay trước khi hết hạn lưu trú không?
A. Đơn xin có thể được chấp nhận, nhưng có thể không đủ thời gian để xử lý các điều chỉnh. Trên thực tế, tốt nhất là nên đảm bảo có thời gian dự phòng từ 1 đến 2 tháng trở lên.
Q2. Không có chứng chỉ tiếng Nhật thì có thể nộp đơn không?
A. Có thể.
Người có đủ điều kiện sẽ giảm bớt gánh nặng giải thích.
Q3. Tôi còn một ít tiền thuế và bảo hiểm chưa nộp. Tôi có thể nộp sau được không?
A. Hãy sắp xếp càng sớm càng tốt. Việc chậm trễ thanh toán trong thời gian dài sẽ là yếu tố bất lợi trong quá trình xét duyệt và gia hạn. (Điều này cũng ảnh hưởng đến việc xin quyền cư trú vĩnh viễn.)
Q4. Các công ty quy mô nhỏ cũng có thể nộp đơn đăng ký được không?
A. Có thể. Tuy nhiên, thời gian xét duyệt và kết quả có thể có sự khác biệt.
Q5. Nếu không được chấp thuận thì sẽ kết thúc phải không?
A. Không phải là kết thúc. Nếu nắm rõ lý do không được chấp thuận, trong trường hợp vấn đề thuộc về cơ quan quản lý, có thể thay đổi cơ quan quản lý hoặc bổ sung hợp lý để nộp lại đơn xin và có thể được chấp thuận.
Q7. Trong thời gian xét duyệt, tôi có thể đi nước ngoài trong thời gian ngắn không?
A. Ngay cả trong thời gian đặc biệt, bạn vẫn có thể xuất cảnh khỏi Nhật Bản.
13. Tóm tắt: Để kết thúc kỳ nghỉ làm việc và bắt đầu sự nghiệp
Thay đổi tư cách lưu trú từ visa làm việc trong kỳ nghỉ là một lựa chọn thực tế và hiệu quả. Tuy nhiên, yếu tố quyết định thành công không phải là "lượng thông tin" mà là "độ chính xác của sự chuẩn bị".
- Tính ngược lại từ thời hạn lưu trú, trước tiên xác định thời điểm nộp đơn
- Kết nối trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và công việc dự kiến theo logic nhất quán
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong cuộc sống như nộp đơn, nộp thuế, v.v.
Kỳ nghỉ làm việc có thể kết thúc sau 1 năm kinh nghiệm, hoặc có thể chuyển thành sự nghiệp lâu dài tại Nhật Bản. Điều tạo ra sự khác biệt không phải là may mắn mà là sự chuẩn bị. Nếu bạn chuẩn bị từ bây giờ, thì vẫn còn đủ thời gian.
Tóm tắt
Lần này, chúng tôi đã sắp xếp các bước chuẩn bị cần thiết để người có thị thực làm việc trong kỳ nghỉ có thể thay đổi tư cách lưu trú tại Nhật Bản và ở lại lâu dài theo quy trình thực tế. Điểm quan trọng là phải quyết định thời điểm nộp đơn trước bằng cách tính ngược từ thời hạn lưu trú, làm rõ mối liên hệ giữa trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và công việc dự kiến, đồng thời quản lý chặt chẽ các khoản thuế, bảo hiểm và các loại giấy tờ khai báo. Chỉ cần nắm vững 3 điểm này, sự lo lắng sẽ giảm đi đáng kể và độ chính xác của việc xét duyệt sẽ tăng lên.
Working Holiday có thể kết thúc sau một thời gian ngắn, hoặc có thể là khởi đầu cho sự nghiệp và cuộc sống tại Nhật Bản. Chính vì vậy, việc lập kế hoạch chiến lược phù hợp với tình hình hiện tại là rất quan trọng.
Trong quá trình chuẩn bị, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc muốn xác nhận hướng đi cụ thể phù hợp với tình hình của bản thân, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ cùng bạn xác nhận tình trạng cư trú hiện tại, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, điều kiện của công ty tiếp nhận và hướng dẫn bạn cách tiến hành thực tế nhất.
Liên hệ・Địa chỉ
Văn phòng hành chính Horiuchi (Shinjuku, Tokyo)
Người phụ trách: Chuyên viên hành chính Yuki Horiuchi
Thuộc: Hiệp hội hành chính Tokyo, chi nhánh Shinjuku
Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Tokyo, hành chính viên tiếp nhận đơn đăng ký
Hiệp hội hỗ trợ việc làm cho người nước ngoài (FESO) Thành viên
▶ Xem trang giới thiệu văn phòng
Truy cập:
5 phút đi bộ từ ga Higashi-Shinjuku, tuyến Tokyo Metro Fukutoshin
8 phút đi bộ từ ga Shin-Okubo, tuyến JR Yamanote
12 phút đi bộ từ ga Okubo, tuyến JR Chuo-Sobu
