Đơn xin visa du học Nhật Bản và tổng quan

Khi học tập liên tục trên 90 ngày tại các trường học của Nhật Bản (trường Nhật ngữ, trường chuyên môn, đại học, cao học, v.v.), về nguyên tắc, bạn cần có tư cách lưu trú "du học". Người ta thường gọi là "visa du học", nhưng chính xác là thủ tục gồm hai bước: trước tiên bạn phải xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (Certificate of Eligibility: COE), sau đó xin cấp visa tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản ở nước bạn.

Bài viết này dành cho những người đang có ý định du học tại Nhật Bản và những người được trường yêu cầu chuẩn bị hồ sơ xin COE.Quy trình xin visa du học, các giấy tờ cần thiết, lịch trình, câu hỏi thường gặpChúng tôi sẽ sắp xếp thông tin một cách cụ thể nhất có thể. Đặc biệt, chúng tôi cố gắng cung cấp thông tin dễ hiểu cho những người đang cân nhắc du học chính thức tại các trường đại học, cao học, cũng như những người đã có kinh nghiệm làm việc và muốn du học tại Nhật Bản.

0. Điểm cần lưu ý trước tiên (tóm tắt)

• Nếu học tập tại Nhật Bản trên 90 ngày, về nguyên tắc cần có tư cách lưu trú "du học".
• Trong nhiều trường hợp, trước tiên bạn sẽ nhận được COE (Giấy chứng nhận tư cách lưu trú), sau đó nộp đơn xin thị thực tại đại sứ quán theo phương thức hai bước.
• Giấy tờ được chia thành "giấy tờ do nhà trường chuẩn bị" và "giấy tờ do bản thân và gia đình chuẩn bị".
• Trong quá trình xét duyệt, ngoài mục tiêu học tập rõ ràng, một điểm quan trọng là bạn có đủ tài chính để sinh sống tại Nhật Bản hay không.
• Gần đây, tại các trường đại học và cao học, hình thức nộp đơn COE bởi chính người nộp đơn hoặc bởi chuyên viên hành chính cũng đang gia tăng.

Dựa trên những giả định này, chúng ta sẽ xem xét chi tiết từng điểm một dưới đây.

1. Tóm tắt sự khác biệt giữa COE và visa

Đầu tiên, điều dễ bị nhầm lẫn là sự khác biệt giữa "Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)" và "Visa".

• Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)：Nhật Bản nhập cảnh và lưu trú có đủ điều kiện hay không, Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú đã kiểm tra trước kết quả chứng minh bằng văn bản.
• Visa (visa)：Đại sứ quán và tổng lãnh sự quán cấp giấy phép nhập cảnh giống như "giấy phép nhập cảnh" cho phép nhập cảnh vào Nhật Bản.

Trong nhiều trường hợp du học,①Nhận COE tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú Nhật Bản → ②Nộp đơn xin thị thực tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán của nước mình kèm theo COE → ③Sau khi nhập cảnh vào Nhật Bản, nhận thẻ cư trúThủ tục sẽ được tiến hành theo thứ tự như trên.

2. Quy trình cơ bản để xin visa du học

Visa du học Nhật Bản được tiến hành theo trình tự sau đây.

1. Chọn trường du học・Đăng ký (nộp đơn)
2. Tuyển sinh vào trường (xét duyệt hồ sơ, phỏng vấn, v.v.)
3. Sau khi đậu, nộp đơn xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) thông qua trường học hoặc bản thân, hoặc thông qua chuyên viên hành chính.
4. Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú sẽ tiến hành thẩm tra (thường mất khoảng 1 đến 3 tháng)
5. Sau khi nhận được COE, nộp đơn xin thị thực tại Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại nước sở tại.
6. Sau khi được cấp thị thực, nhập cảnh vào Nhật Bản và nhận thẻ cư trú tại sân bay.

Trong nhiều trường hợp,Đơn xin COE tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú được nộp "thông qua trường học".。Mặt khác, tùy theo trường đại học, cao học, v.v., nhà trường chỉ chuẩn bị các giấy tờ cần thiết,Đơn xin nhập cảnh và cư trú phải do chính người đó hoặc chuyên viên hành chính thực hiện.Cũng có trường hợp như vậy. Trong trường hợp đó, để an tâm, bạn nên xác nhận trước vai trò của người nộp đơn và người làm thủ tục hành chính.

3. Ai sẽ chuẩn bị những tài liệu nào? Sắp xếp phân công nhiệm vụ

Trong đơn xin thị thực du học, "các giấy tờ do trường chuẩn bị" và "các giấy tờ do người nộp đơn và gia đình chuẩn bị" được phân biệt rõ ràng. Trước tiên, hãy xem tổng quan về các giấy tờ cần thiết.

Phân loại	Các tài liệu chính	Người chuẩn bị
Liên quan đến trường học	Giấy phép nhập học, đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú (do trường lập), kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu, giới thiệu về trường, v.v.	trường học
Thông tin cơ bản về bản thân	Bản sao hộ chiếu, ảnh, sơ yếu lý lịch, bằng tốt nghiệp cuối cùng, chứng nhận học tiếng Nhật, v.v.	Người nộp đơn
Chi phí và kinh phí	Giấy chứng nhận số dư tiền gửi, giấy chứng nhận thu nhập, giấy chứng nhận đang làm việc, giấy giải trình về kế hoạch chuyển tiền, v.v.	Người nộp đơn・Người chi trả chi phí
quan hệ đại diện	Giấy ủy quyền cho người đại diện hành chính, bản sao hộ chiếu, thẻ cư trú, v.v.	Người nộp đơn + Chuyên viên hành chính

Sắp xếp thành câu văn thì sẽ như sau.

• Các tài liệu do nhà trường chuẩn bị：Giấy phép nhập học, Đơn xin cấp giấy chứng nhận tư cách lưu trú (do trường lập), Kế hoạch giảng dạy, Thời khóa biểu, Giới thiệu về trường, v.v.
• Tài liệu do người nộp đơn chuẩn bị：Bản sao hộ chiếu, ảnh, sơ yếu lý lịch, bằng tốt nghiệp cuối cùng, chứng nhận học tiếng Nhật, v.v.
• Giấy tờ do người chi trả chi phí và gia đình chuẩn bị：Giấy chứng nhận số dư tiền gửi, giấy chứng nhận thu nhập, giấy chứng nhận đang làm việc, giấy giải trình về kế hoạch chuyển tiền, v.v.
• Giấy tờ liên quan đến đại diện：Giấy ủy quyền cho hành chính viên tiếp nhận đơn, bản sao hộ chiếu・thẻ cư trú, v.v.

Nếu vẫn còn mơ hồ về việc "ai sẽ chuẩn bị gì", bạn có thể phát hiện ra thiếu tài liệu ngay trước khi nộp hồ sơ.Ở giai đoạn đầu tiên, cần lập danh sách phân công nhiệm vụ của trường học, bản thân học sinh và chuyên viên hành chính.Đây là bước đầu tiên để nộp đơn một cách suôn sẻ.

4. Các tài liệu chính do bản thân chuẩn bị (chi tiết)

4-1. Tài liệu liên quan đến bản thân

• Bản sao hộ chiếu hợp lệ (trang thông tin cá nhân)
• Ảnh chân dung (kích thước thông thường 4cm x 3cm / chụp trong vòng 3 tháng gần đây, không đội mũ, không có nền)
• Sơ yếu lý lịch (ghi rõ trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh)
• Bằng tốt nghiệp và bảng điểm của trình độ học vấn cao nhất
• Giấy tờ chứng minh quá trình học tiếng Nhật (chứng chỉ tốt nghiệp trường tiếng Nhật, chứng chỉ đỗ JLPT, chứng chỉ hoàn thành khóa học trực tuyến, v.v.: nếu cần thiết)
• Nếu đã từng cư trú tại Nhật Bản, vui lòng cung cấp tài liệu chứng minh (bản sao thẻ cư trú trước đây, v.v.)

Trong trường hợp người đi làm nghỉ việc để du học, nếu đính kèm một bản giải thích đơn giản về mục đích học tập và kế hoạch nghề nghiệp, chẳng hạn như "Tại sao lại du học vào thời điểm này?", thì nội dung đơn xin sẽ dễ truyền tải tính nhất quán hơn.

4-2. Tài liệu liên quan đến chi phí sinh hoạt tại Nhật Bản

Du học tại Nhật Bản không chỉ tốn chi phí học tập mà còn tốn chi phí sinh hoạt. Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú"Có thực sự có đủ tiền để chi trả học phí và sinh hoạt phí ở Nhật Bản không?"Chúng tôi sẽ xem xét dựa trên tiêu chí này.

• Giấy chứng nhận số dư tiền gửi (tên của chính người đó hoặc người chi trả chi phí)
• Giấy chứng nhận công tác và giấy chứng nhận thu nhập của người chi trả chi phí
• Giấy chứng nhận thu nhập, giấy chứng nhận nộp thuế, v.v. (tên gọi khác nhau tùy theo quốc gia/khu vực)
• Giấy tờ giải thích kế hoạch gửi tiền (ai sẽ gửi, từ tài khoản nào, tần suất gửi tiền, v.v.)

Loại tài liệu	Mục đích・Điểm kiểm tra
Giấy chứng nhận số dư tiền gửi	Sẽ xác nhận tính ổn định và tính liên tục của nguồn tài chính, chẳng hạn như có đủ số dư để thanh toán học phí và chi phí sinh hoạt hay không, có khoản tiền gửi lớn đột xuất hay không.
Giấy chứng nhận đang làm việc・Giấy chứng nhận thu nhập	Nghề nghiệp và mức thu nhập của người chi trả chi phí sẽ là cơ sở để đánh giá khả năng tiếp tục hỗ trợ việc du học tại Nhật Bản.
Giấy chứng nhận thu nhập・Giấy chứng nhận nộp thuế	Thực tế thu nhập trong quá khứ và tình trạng nộp thuế sẽ được kiểm tra để xác minh xem có mâu thuẫn với nội dung khai báo hay không, có nợ quá mức hay không, v.v.
Hướng dẫn về kế hoạch chuyển tiền	Đây là tài liệu để sắp xếp ai, bằng phương pháp nào, với tần suất nào sẽ gửi tiền về Nhật Bản, đồng thời trình bày rõ ràng dự kiến chi phí sinh hoạt.

Số tiền cần thiết sẽ khác nhau tùy thuộc vào trường học, học phí, thời gian dự kiến lưu trú, v.v., nhưng nói chung,Số dư tương đương với ít nhất một năm học phí + một năm chi phí sinh hoạtChuẩn bị sẵn là điều được khuyến khích. Về mức chi phí sinh hoạt, có thể tham khảo thông tin từ trường học hoặc các trường hợp mẫu của các địa phương.

또한,Trường hợp có khoản tiền lớn được chuyển vào ngay trước đóĐể có thể giải thích nguồn gốc của số tiền, bạn nên chuẩn bị sẵn các bản sao sổ tiết kiệm và bản sao giao dịch chuyển tiền để đảm bảo an toàn.

5. Hình ảnh các tài liệu nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú

Thực tế, bộ hồ sơ nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú thường bao gồm các tài liệu sau đây.

• Đơn đăng ký：Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (du học)
• Giấy tờ liên quan đến trường học：Giấy phép nhập học, kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu, tổng quan về trường học, v.v.
• Giấy tờ liên quan đến bản thân và gia đình：Sơ yếu lý lịch, bằng cấp học vấn, giấy chứng nhận quan hệ gia đình, v.v.
• Quản lý tài chính và chi phí：Giấy chứng nhận số dư tiền gửi, giấy chứng nhận thu nhập, giấy chứng nhận đang làm việc, giấy dự kiến chuyển tiền, v.v.
• Giấy tờ liên quan đến đại diện：Giấy ủy quyền cho chuyên viên hành chính, bản sao giấy chứng nhận đã nộp đơn đăng ký, v.v.

Thực tế, tùy theo tình hình quốc gia và gia đình, lịch sử cư trú tại Nhật Bản cho đến nay, số lượng giấy tờ cần thiết có thể tăng hoặc giảm. Ví dụ, những người đã từng cư trú tại Nhật Bản với tư cách lưu trú khác trong quá khứ, hoặc những người có gia đình đã cư trú tại Nhật Bản, có thể sẽ được yêu cầu cung cấp thêm tài liệu.

6. Thời điểm nộp đơn và lịch trình

Tại nhiều trường học ở Nhật Bản, "nhập học vào tháng 4" và "nhập học vào tháng 10" là phổ biến. Lịch trình nộp đơn COE cho từng thời điểm nhập học có thể hình dung như sau.

Thời gian nhập học	thời điểm	Nội dung thủ tục chính
Nhập học tháng 4	Tháng 8 đến tháng 10 năm trước	Đăng ký và tuyển chọn vào trường (xét duyệt hồ sơ, phỏng vấn, v.v.)
Nhập học tháng 4	Tháng 11-12 năm trước	Quyết định trúng tuyển, chuẩn bị hồ sơ xin COE
Nhập học tháng 4	12~1월	Đăng ký COE tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú
Nhập học tháng 4	Tháng 2 đến tháng 3	COE cấp phát・Đơn xin thị thực (Đại sứ quán・Tổng lãnh sự quán)
Nhập học tháng 4	Tháng 4	Nhập cảnh vào Nhật Bản・Nhập học
Nhập học vào tháng 10	Tháng 2 đến tháng 4	Đăng ký và tuyển chọn vào trường
Nhập học vào tháng 10	Tháng 5 đến tháng 6	Quyết định trúng tuyển, chuẩn bị hồ sơ xin COE
Nhập học vào tháng 10	Tháng 6 đến tháng 7	Đăng ký COE tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú
Nhập học vào tháng 10	Tháng 8 đến tháng 9	COE cấp phát・Đơn xin thị thực
Nhập học vào tháng 10	Tháng 10	Nhập cảnh vào Nhật Bản・Nhập học

Thời hạn thực tế khác nhau tùy theo từng trường,"Khi nào phải nộp những giấy tờ nào?"Điều quan trọng là phải xác nhận sớm. Đặc biệt, các tài liệu cần phải yêu cầu bản gốc từ nước ngoài (chứng chỉ tốt nghiệp, giấy chứng nhận quan hệ gia đình, v.v.) có thể mất nhiều thời gian để cấp.

7. Câu hỏi thường gặp và những điểm cần lưu ý khi xin visa du học

7-1. Tôi có thể làm thêm bao nhiêu giờ?

Về nguyên tắc, chỉ với tư cách lưu trú "du học" thì không thể làm việc, nhưng nếu nhận được "giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú" thì có thể làm việc.Trong vòng 28 giờ mỗi tuầnCông việc bán thời gian được phép trong phạm vi nhất định (có trường hợp đặc biệt như tối đa 8 giờ/ngày trong kỳ nghỉ dài). Tuy nhiên, công việc bán thời gian ảnh hưởng đến việc học tập có thể ảnh hưởng đến việc tiếp tục cư trú, vì vậy cần phải cân bằng để việc học tập vẫn là ưu tiên hàng đầu.

7-2. Nguồn vốn là rất quan trọng

Ngay cả khi số dư trong chứng nhận số dư tiền gửi là một số tiền lớn, nếu có một khoản tiền lớn được gửi vào ngay trước đó, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú có thể yêu cầu giải thích về "nguồn gốc của số tiền". Nếu có thể,Dành thời gian để chuẩn bị tài chính một cách có kế hoạchlà điều mong muốn.

7-3. Lịch sử lưu trú tại Nhật Bản trong quá khứ và tình trạng cư trú cũng sẽ được kiểm tra.

Nếu trong quá khứ có vi phạm tư cách lưu trú tại Nhật Bản (làm việc bất hợp pháp, ở quá thời hạn lưu trú, v.v.) hoặc có tiền sử không trả lời thích hợp các câu hỏi từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, thì việc xét duyệt có thể sẽ trở nên nghiêm ngặt hơn. Nếu có những tình huống đáng lo ngại, chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến của chuyên gia trước.

7-4. Nếu không được chấp thuận thì sẽ ra sao?

Trong trường hợp đơn đăng ký COE bị từ chối, tùy theo lý do mà có thể nộp đơn lại. Tuy nhiên, nếu nộp đơn lại với nội dung giống nhau thì kết quả thường không thay đổi.Phân tích lý do không được chấp thuận, sắp xếp những điểm cần cải thiện, sau đó xem xét việc nộp đơn lại.Điều quan trọng là.

8. Lợi ích khi thuê luật sư hành chính

Gần đây, các trường học không nộp đơn xin COE tập trung,Trường học chỉ chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, còn việc nộp đơn lên Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú do chính người đó hoặc chuyên viên hành chính thực hiện.의 형태도 늘고 있습니다.

Trong trường hợp đó, nếu nhờ hành chính viên tiếp nhận đơn xin, bạn sẽ có được những lợi ích sau đây.

• Kiểm tra toàn bộ tài liệu trước khi nộp để có thể sửa chữa những thiếu sót hoặc giải thích không đầy đủ.
• Người nộp đơn không cần phải đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú, mà có thể ủy quyền cho chuyên viên hành chính nộp đơn thay.
• Có thể sắp xếp các nội dung cần thiết cho việc xét duyệt như nội dung ghi trong đơn đăng ký, giải thích về chi phí chi trả, v.v.
• Trong thời gian chờ kết quả, có thể trả lời chuyên nghiệp các câu hỏi từ Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú.
• Ngay cả khi bị từ chối, bạn vẫn có thể nhận được tư vấn chuyên môn về phân tích lý do và phương án đối phó trong tương lai.

9. Quy trình khi tư vấn tại văn phòng chúng tôi (ví dụ)

Văn phòng chúng tôi nhận tư vấn về việc xin visa du học, bao gồm cả việc tiếp tục học lên đại học và cao học, theo quy trình như sau.

1. Liên hệ qua mẫu đơn liên hệ, email, v.v.
2. Phỏng vấn qua email hoặc trực tuyến (về trường mong muốn, thời gian nhập học, lý lịch, kế hoạch tài chính, v.v.)
3. Thông tin về rủi ro dự kiến và các tài liệu cần thiết, trình bày báo giá
4. Sau khi nhận được yêu cầu, kiểm tra và chỉnh sửa tài liệu, lập bộ hồ sơ đăng ký
5. Đăng ký với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú, theo dõi kết quả
6. Sau khi nhận được COE, hướng dẫn các điểm cần lưu ý khi xin visa tại đại sứ quán

So với trường hợp tự nộp đơn, chúng tôi coi trọng việc chuẩn bị các tài liệu phù hợp với hoàn cảnh của người nộp đơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro do thiếu tài liệu hoặc giải thích không đầy đủ.

Tóm tắt: Chuẩn bị sớm và lập hồ sơ chính xác là chìa khóa thành công cho việc xin visa du học.

Để xin visa du học Nhật Bản, bạn cần thực hiện nhiều bước, bao gồm "chọn trường", "chuẩn bị học phí và sinh hoạt phí", "chuẩn bị và dịch thuật các giấy tờ" và "nộp đơn đến Cục Quản lý Xuất nhập cảnh".

Đặc biệt là,

• Kế hoạch tài chính cho chi phí sinh hoạt và học phí và bằng chứng về kế hoạch đó
• Sắp xếp trình độ học vấn và quá trình học tiếng Nhật
• Phân công vai trò của các tài liệu của trường học và các tài liệu của cá nhân

Để đảm bảo toàn bộ quá trình nộp đơn diễn ra suôn sẻ, hãy ghi nhớ kỹ những điều sau đây.

「자신의 경우 어떤 서류가 필요한지 알고 싶다」「대학원 유학 비자로 전문가와 한 번 상담하고 싶다」는 분은 신청 시기를 놓치지 않도록 서둘러 전문가와 상담하시기 바랍니다.

Liên hệ・Địa chỉ

Văn phòng hành chính Horiuchi (Shinjuku, Tokyo)
Người phụ trách: Chuyên viên hành chính Yuki Horiuchi
Thuộc: Hiệp hội hành chính Tokyo, chi nhánh Shinjuku
Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Tokyo, hành chính viên tiếp nhận đơn đăng ký
Hiệp hội hỗ trợ việc làm cho người nước ngoài (FESO) Thành viên

▶ 事務所紹介ページを見る

Truy cập:
5 phút đi bộ từ ga Higashi-Shinjuku, tuyến Tokyo Metro Fukutoshin
8 phút đi bộ từ ga Shin-Okubo, tuyến JR Yamanote
12 phút đi bộ từ ga Okubo, tuyến JR Chuo-Sobu

※Bài viết này là giải thích chung dựa trên tài liệu công bố. Yêu cầu và giấy tờ cần thiết có thể khác nhau tùy theo từng trường hợp cụ thể. Vui lòng xác nhận với cơ quan công quyền hoặc chuyên gia về cách thức vận hành mới nhất và các chi tiết cụ thể.