Yêu cầu công khai hồ sơ đăng ký người nước ngoài là gì?

4 tháng 11 năm 2025

Yêu cầu công khai hồ sơ đăng ký người nước ngoài｜Dành cho những người cần "hồ sơ lưu trú trước đây" để nhập quốc tịch hoặc xác nhận danh tính

"Trước đây, tôi đã đăng ký cư trú tại Nhật Bản, nhưng không còn giữ thẻ cư trú hay hồ sơ tư cách cư trú. Tuy nhiên, tôi muốn chứng minh lịch sử cư trú trong quá khứ để làm thủ tục nhập tịch, thường trú, thừa kế, kết hôn..." - Đây là những câu hỏi thường gặp trong thực tế.
Trong bài viết này, từ góc độ của một chuyên viên hành chính, chúng tôi sẽ giải thích cụ thể nhất có thể về cách thức mà bản thân, gia đình hoặc người đại diện có thể yêu cầu Bộ Tư pháp công bố và lấy bản gốc hồ sơ đăng ký người nước ngoài dựa trên "Luật đăng ký người nước ngoài" cũ.

Bản sao giấy đăng ký người nước ngoài có thể là tài liệu duy nhất chứng minh "tình trạng cư trú trong quá khứ", "ngày đầu tiên đến Nhật Bản", "thông tin cá nhân tại quốc gia gốc" v.v... mà không thể xác nhận được bằng giấy chứng nhận cư trú hiện tại hay thẻ cư trú. Đây là tài liệu quan trọng đặc biệt trong trường hợp nộp đơn xin nhập quốc tịch hoặc xác nhận quốc tịch sau khi qua đời. Đọc bài viết này, bạn sẽ biết được ai, khi nào, ở đâu và cần nộp những giấy tờ gì.

Mục lục

Điểm chính của bài viết này

Giấy đăng ký người nước ngoài là hồ sơ đăng ký được quản lý bởi các thành phố, quận, thị trấn và làng theo Luật đăng ký người nước ngoài cũ, hiện được Bộ Tư pháp lưu trữ, và bản thân người đó hoặc một số người thân nhất định có thể yêu cầu cấp bản sao bằng cách nộp "yêu cầu công khai".
Để yêu cầu, cần có tài liệu xác minh danh tính và, trong trường hợp người đã qua đời, bản sao sổ hộ khẩu, sổ đăng ký hộ khẩu, v.v... là "tài liệu chứng minh mối quan hệ". Nếu tài liệu không đầy đủ, Bộ Tư pháp có thể yêu cầu bổ sung (nộp thêm tài liệu).
Việc công khai hồ sơ gốc rất hữu ích cho việc nộp đơn xin nhập quốc tịch, xin giấy phép cư trú vĩnh viễn, chứng minh tư cách cư trú, thủ tục kết hôn, xác nhận quan hệ thừa kế, v.v. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hồ sơ có thể không còn được lưu giữ do đã hết thời hạn lưu trữ, vì vậy để an toàn, bạn nên yêu cầu cung cấp hồ sơ càng sớm càng tốt.

Giấy đăng ký người nước ngoài

Đầu tiên, có rất nhiều người hiểu lầm rằng "nếu lấy giấy chứng nhận cư trú thì có thể biết được tất cả thông tin về tư cách lưu trú và nội dung đăng ký trước đây". Tuy nhiên, các thông tin được ghi trên giấy chứng nhận cư trú và thẻ lưu trú hiện tại về cơ bản chỉ giới hạn ở "thông tin hiện tại có hiệu lực" như tên, quốc tịch, tư cách lưu trú, thời gian lưu trú, v.v.
Mặt khác, trong các thủ tục như xin nhập quốc tịch, xác nhận quốc tịch, kết hôn, hưu trí, thừa kế, v.v., các thông tin về quá khứ như "ngày đầu tiên đến Nhật Bản", "tình trạng cư trú tại thời điểm đó", "kết hôn, ly hôn, đăng ký tại quốc gia gốc", v.v. có thể trở nên quan trọng.
Thông tin trong quá khứ này thường không được lưu giữ trong sổ đăng ký cư trú hiện tại. Do đó, người ta sử dụng "Giấy đăng ký người nước ngoài"Bản sao". Trước đây, các thành phố, quận, thị trấn và làng xã quản lý sổ đăng ký người nước ngoài (sổ đăng ký theo Luật đăng ký người nước ngoài cũ), nhưng sau khi hệ thống này bị bãi bỏ, sổ đăng ký được chuyển giao cho Bộ Tư pháp, và bản thân người nước ngoài hoặc những người có liên quan nhất định có thể yêu cầu xem và cấp bản sao dưới hình thức yêu cầu công khai thông tin.
Một hiểu lầm khác là "Hiện tại là hệ thống thẻ cư trú nên không thể lấy được thông tin đăng ký trước đây". Bản gốc không được lưu giữ vĩnh viễn, nhưng được lưu trữ trong một thời gian nhất định, và hiện tại vẫn có trường hợp có thể lấy được. Nói cách khác, không nên kết luận rằng "dù sao cũng không có", mà trước tiên nên xem xét yêu cầu tài liệu này.

Quy định pháp luật và quan điểm đánh giá

Giấy đăng ký người nước ngoài là hồ sơ ghi chép các thông tin về danh tính, nơi cư trú, tư cách lưu trú v.v. mà người nước ngoài cư trú đã đăng ký với chính quyền thành phố, quận, thị trấn, làng theo Luật đăng ký người nước ngoài trước đây. Vào ngày 9 tháng 7 năm 2012, hệ thống quản lý cư trú mới (hệ thống thẻ cư trú dựa trên Luật Quản lý xuất nhập cảnh và công nhận tị nạn, ghi chép vào sổ đăng ký cư dân cơ bản) đã được áp dụng, và hệ thống cũ (Luật đăng ký người nước ngoài) đã bị bãi bỏ. Theo đó, sổ đăng ký sẽ được quản lý tập trung bởi quốc gia (Bộ Tư pháp) thay vì các thành phố, quận, thị trấn.

Việc "tiết lộ bản gốc" này, từ quan điểm bảo vệ thông tin cá nhân, về nguyên tắc chỉ giới hạn cho những người có yêu cầu hoặc những người mà Bộ Tư pháp đánh giá là "có lợi ích hợp pháp" (ví dụ: người thừa kế, vợ/chồng, người đại diện hợp pháp, v.v.). Trong quá trình xét duyệt, sẽ xác nhận (1) tính đồng nhất và mối quan hệ giữa người yêu cầu và người đăng ký, (2) tính hợp pháp của mục đích sử dụng, (3) tình trạng hiện tại của hồ sơ.

Tức là, không chỉ đơn thuần là "Tôi muốn biết nên xin cho xem", mà cần phải nêu rõ mục đích cụ thể như "Để chuẩn bị hồ sơ xin nhập quốc tịch" hay "Để xác nhận quốc tịch của cha đã qua đời".

phạm vi ảnh hưởng

Có hai trường hợp điển hình mà yêu cầu công khai hồ sơ đăng ký người nước ngoài trở thành vấn đề. Một là,Trường hợp bản thân muốn xác nhận lịch sử lưu trú trong quá khứ của mình(Ví dụ: Đơn xin nhập quốc tịch, đơn xin giấy phép cư trú vĩnh viễn, giấy chứng nhận cư trú trong quá khứ liên quan đến việc thay đổi tư cách cư trú, v.v.). Một điều nữa là,Trường hợp gia đình người đã qua đời muốn xác nhận thông tin về người đã qua đời liên quan đến việc thừa kế hoặc quốc tịch.입니다.

Đặc biệt trong trường hợp sau, việc chứng minh phân chia di sản, quốc tịch và quan hệ thân phận, "tên gọi tại Nhật Bản" và "lịch sử hôn nhân được ghi chép như thế nào" có thể trở nên quan trọng. Nếu được phép tiết lộ, có thể liên kết với sổ hộ khẩu và sổ hộ khẩu đã xóa của cơ quan hành chính để giải thích lý lịch, từ đó có thể sắp xếp thuận lợi việc thừa kế và hồ sơ xuất nhập cảnh, lưu trú.

Mặt khác, việc tiết lộ thông tin sẽ khó khăn trong trường hợp mối quan hệ giữa người yêu cầu và đối tượng yêu cầu không thân thiết (ví dụ: đồng nghiệp cũ) hoặc mục đích không rõ ràng. Ngoài ra, có trường hợp hồ sơ đã bị hủy bỏ do đã quá thời hạn lưu trữ. Do đó, đặc biệt trong trường hợp "muốn lấy thông tin về cha mẹ đã qua đời", điều quan trọng là phải lập văn bản nêu rõ mục đích cụ thể như điều tra về thừa kế, quốc tịch, hộ khẩu, đồng thời chuẩn bị các tài liệu chứng minh.

Giải pháp

Chính sách cơ bản

Để yêu cầu công khai hồ sơ đăng ký người nước ngoài, trước tiên cần sắp xếp rõ "mục đích yêu cầu", "hồ sơ của ai cần công khai" và "có đủ tư cách để yêu cầu hay không". Trên thực tế, việc sắp xếp được thực hiện như sau.

①Hồ sơ nhập tịch, thường trú v.v. của bản thân → Yêu cầu bằng tên của bản thân (kèm theo giấy tờ xác minh danh tính).

②Thủ tục liên quan đến người đã qua đời như thừa kế, sắp xếp hộ khẩu → Yêu cầu với tư cách là người có quyền lợi liên quan như người thừa kế, vợ/chồng (kèm theo bản sao hộ khẩu, bản sao giấy chứng tử có ghi rõ sự kiện qua đời và mối quan hệ họ hàng).

③ Bản thân người đó già yếu, ốm đau không thể di chuyển → Yêu cầu bằng giấy ủy quyền thể hiện quyền đại diện hợp pháp + giấy tờ tùy thân của người đại diện.
Điểm mấu chốt là "phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu chứng minh từ đầu để Bộ Tư pháp có thể đánh giá là 'có lợi ích hợp pháp'". Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ bị yêu cầu nộp thêm tài liệu, dẫn đến tốn thêm thời gian và công sức.

Bước thực hành

Bước 1: Xác nhận yêu cầu → Thu thập bằng chứng → Kiểm tra tính nhất quán
Trước tiên, hãy ghi lại càng nhiều thông tin hữu ích để xác định danh tính của người nước ngoài (bản thân, người thân, v.v.) như tên (bao gồm chữ Hán, chữ La tinh, họ cũ), ngày sinh, tư cách lưu trú và thời gian lưu trú tại thời điểm đó. Nếu có nhiều biến thể của tên (họ cũ, tên thường gọi, cách viết bằng chữ Katakana, v.v.), hãy ghi lại tất cả.
Đồng thời, hãy ghi rõ mục đích yêu cầu (chuẩn bị nhập quốc tịch, thủ tục thừa kế, v.v.) và chuẩn bị các tài liệu chứng minh danh tính, hộ khẩu, giấy chứng nhận xóa hộ khẩu, giấy chứng nhận quan hệ hôn nhân.
Bước 2: Lập hồ sơ → Nộp đơn → Điều chỉnh → Thông báo kết quả
Lập đơn yêu cầu công khai thông tin gửi Bộ Tư pháp, đính kèm bản sao các giấy tờ cần thiết (nguyên tắc là giấy tờ tùy thân, sổ hộ khẩu còn hiệu lực, v.v.) và nộp. Phương thức nộp thường là gửi qua bưu điện. Bộ Tư pháp sẽ tiến hành thẩm tra, và nếu cần thiết, có thể sẽ yêu cầu bổ sung thông tin (yêu cầu sửa đổi) như "Vui lòng bổ sung tài liệu chứng minh mối quan hệ họ hàng này" hoặc "Vui lòng giải thích cụ thể hơn về mục đích sử dụng". Để có thể trả lời thích hợp, điều quan trọng là phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan ngay từ đầu. Kết quả là, bạn sẽ được thông báo về việc cấp bản sao hoặc không tiết lộ (toàn bộ hoặc một phần).
Bước 3: Chuẩn bị câu hỏi giả định và ý kiến bổ sung
Khi được hỏi "Tại sao bạn cần thông tin này?", nếu câu trả lời mơ hồ, việc tiết lộ thông tin có thể không được chấp nhận. Ví dụ, thay vì nói "Tôi muốn biết tên mà cha tôi sử dụng ở Nhật Bản", sẽ hiệu quả hơn về mặt thực tế nếu bạn viết cụ thể mục đích và tình huống sử dụng, chẳng hạn như "Để xác nhận tên, tư cách lưu trú và thời gian lưu trú của cha tôi ở Nhật Bản, và ghi vào sơ đồ giải thích quan hệ thừa kế. Là người thừa kế, tôi cần lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản". Nếu cần thiết, chuyên viên hành chính có thể đính kèm bản tóm tắt ý kiến bổ sung (bản giải thích mục đích).

Các cạm bẫy thường gặp

Các vấp ngã điển hình như sau.
・Mặc dù đã đăng ký bằng tên cũ và tên thường gọi, nhưng vì chỉ ghi tên trên hộ chiếu hiện tại nên không thể xác định danh tính của người đó, dẫn đến việc xác minh kéo dài.
・Có tuyên bố "là người thân", nhưng không đính kèm tài liệu chứng minh mối quan hệ như sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận xóa hộ khẩu, giấy khai sinh, v.v. Kết quả là không thể xác nhận tính hợp pháp của mối quan hệ lợi ích.
・Mục đích chỉ là "muốn biết trước". → Nếu mục đích sử dụng không rõ ràng, có thể sẽ không được tiết lộ thông tin từ quan điểm bảo vệ thông tin cá nhân.
・Quá tin tưởng vào tình trạng lưu trữ của bản đăng ký gốc. Nếu bản đăng ký đã bị hủy bỏ (ví dụ như hết thời hạn lưu trữ), thì dù bạn yêu cầu theo đúng thủ tục, câu trả lời vẫn sẽ là "không có hồ sơ". Điều này là không thể tránh khỏi, vì vậy điều quan trọng là phải hành động sớm khi cần thiết.
Tóm lại, cách nhanh nhất là làm rõ 3 điểm sau trước khi nộp đơn: "Mình có đủ điều kiện để yêu cầu không?", "Tài liệu này dùng để làm gì?", "Có đủ thông tin để xác định danh tính của người đó không?".

Giấy tờ cần thiết

Ở đây, chúng tôi sẽ sắp xếp theo 3 mẫu điển hình (yêu cầu của bản thân / yêu cầu của người thân / yêu cầu của người đại diện). Trong mọi trường hợp, nơi nộp hồ sơ là Bộ Tư pháp (cơ quan có thẩm quyền) và yêu cầu gửi qua đường bưu điện là cơ bản. Khi nộp hồ sơ, bản sao là đủ, nhưng đối với sổ hộ khẩu, sổ hộ khẩu đã xóa tên, v.v... có thể sẽ yêu cầu "bản mới nhất" hoặc "giấy chứng nhận tất cả các mục", vì vậy không nên sử dụng bản cũ.

tài liệu	Mục đích	Nguồn/Tác giả	Điểm cần lưu ý
Yêu cầu công bố thông tin	Ghi rõ yêu cầu hồ sơ của ai, với mục đích gì	Tự làm để nộp cho Bộ Tư pháp (có mẫu)	Viết chi tiết thông tin cụ thể như tên khác, họ cũ, ngày sinh, v.v.
Giấy tờ xác minh danh tính	Xác nhận người yêu cầu là chính chủ/người có liên quan hợp pháp	Thẻ cư trú, giấy chứng nhận thường trú đặc biệt, hộ chiếu, v.v.	Hạn sử dụng còn hiệu lực, có thể xác nhận ảnh mặt và ngày tháng năm sinh
Bản sao giấy khai sinh, bản sao giấy khai tử, v.v.	Giấy chứng nhận là thân nhân của người đã qua đời để lấy thông tin về người đã qua đời	Thành phố, quận, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu	Nộp giấy tờ chứng minh mối quan hệ. Nếu chỉ có giấy khai sinh cũ thì không đủ, cần phải có nhiều loại giấy tờ khác.

tài liệu	Mục đích	Nguồn/Tác giả	Điểm cần lưu ý
Giấy ủy quyền	Giấy chứng nhận quyền hạn của người đại diện (như chuyên viên hành chính) thực hiện thủ tục	Bản thân (hoặc người thừa kế, v.v... những người có liên quan) lập và ký tên	Nếu thiếu chữ ký, dấu ấn và ngày tháng, có thể bị coi là không hợp lệ.
Giải thích mục đích sử dụng	Giải thích cụ thể về việc sử dụng thông tin	Hình thức tùy ý (thường do chuyên viên hành chính lập)	"Các tài liệu đính kèm đơn xin nhập quốc tịch", "Cơ sở của sơ đồ giải thích quan hệ thừa kế" v.v.
Phong bì trả lời・Tem	Thông báo kết quả・Gửi lại bản sao	Người yêu cầu chuẩn bị	Ghi rõ địa chỉ và tên. Nếu có thiếu sót, sẽ không thể gửi lại.

Vui lòng làm theo hướng dẫn để biết cần nộp bản gốc hay bản sao. Thông thường, bản sao chứng minh nhân dân là đủ, nhưng tùy trường hợp, có thể yêu cầu xuất trình bản gốc hoặc bản dịch công chứng.
Nếu tên trên thẻ cư trú hoặc hộ chiếu khác với tên đã đăng ký trước đây (tên cũ, tên thường gọi), việc kèm theo tài liệu chứng minh mối liên hệ (chứng nhận sử dụng tên thường gọi, giấy chứng nhận kết hôn, v.v.) sẽ giúp việc xác định danh tính diễn ra suôn sẻ hơn.
Ngày tháng, dấu ấn và chữ ký là những thiếu sót thường gặp nhất. Có rất nhiều trường hợp giấy ủy quyền được gửi đi mà không có ngày tháng, dẫn đến việc bị trả lại.

Bổ sung・Điểm cần lưu ý

Trong trường hợp yêu cầu tiết lộ thông tin về người đã qua đời, nếu không thể giải thích hợp lý "tại sao cần thiết cho việc thừa kế hoặc xác nhận quốc tịch", thì từ góc độ bảo vệ thông tin cá nhân, thông tin đó có thể không được tiết lộ. Ví dụ, lý do "chỉ muốn biết lịch sử cư trú của cha trong quá khứ" có thể là lý do không đủ thuyết phục. Nếu nêu rõ nhu cầu pháp lý và hành chính, chẳng hạn như "Để phân chia tài sản của cha, cần phải ghi chính xác tình trạng cư trú của cha trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản" hoặc "Cần phải chứng minh tư cách cư trú và tên tại Nhật Bản liên quan đến việc xác nhận quốc tịch (giữ quốc tịch/mất quốc tịch)", thì yêu cầu sẽ dễ được chấp nhận hơn.
Ngoài ra, Bộ Tư pháp có thể sẽ xác minh cẩn thận "người đó có thực sự đã qua đời hay không" và "bạn có phải là người thừa kế hay không", vì vậy hãy chuẩn bị để các giấy tờ hộ khẩu, giấy chứng tử, giấy khai sinh có mối liên hệ với nhau. Nếu có bất kỳ mối liên hệ nào bị đứt đoạn, bạn sẽ phải nộp thêm các giấy tờ bổ sung (như giấy hộ khẩu của chính quyền địa phương khác).

Thủ tục

Yêu cầu công khai bản gốc đăng ký người nước ngoài về cơ bản được thực hiện theo trình tự “yêu cầu qua đường bưu điện → thẩm tra tại Bộ Tư pháp → gửi kết quả”. Đăng ký trực tuyến thường không được chấp nhận, và ngay cả khi đến trực tiếp quầy dịch vụ, bạn cũng không thể mong đợi được cấp ngay trong ngày. Do đó, hãy chuẩn bị trước các giấy tờ cần thiết và nộp chúng trong một phong bì.

Xác nhận yêu cầu → Chuẩn bị tài liệu → Nộp đơn → Xét duyệt → Kết quả

giai đoạn	phụ trách	Thời gian dự kiến	điểm kiểm tra
Xác nhận yêu cầu	Người nộp đơn/Chuyên viên hành chính	1~3 ngày	Thông tin cụ thể của đối tượng (tên, ngày sinh, v.v.) có đầy đủ không? Mục đích yêu cầu có rõ ràng không?
Chuẩn bị tài liệu	Người nộp đơn/Nơi làm việc/Người thân	3~14 ngày	Các tài liệu liên quan như sổ hộ khẩu, giấy xóa hộ khẩu, giấy ủy quyền... đã đầy đủ chưa? / Còn hiệu lực chưa?
Đăng ký・Xét duyệt	Người nộp đơn/Bộ Tư pháp	Vài tuần~	Để có thể trả lời ngay lập tức các câu hỏi bổ sung, hãy xác định rõ thông tin liên lạc.

Ví dụ về yêu cầu thanh toán

Trường hợp 1: Trường hợp tự mình nộp đơn xin nhập quốc tịch

Bối cảnh：Một người đã làm việc tại Nhật Bản trong nhiều năm dự định xin quốc tịch Nhật Bản (đơn xin nhập quốc tịch). Tuy nhiên, người này không còn giữ hộ chiếu cũ và lịch sử tư cách lưu trú.
đối ứng：Đã yêu cầu công bố bản gốc giấy đăng ký người nước ngoài đứng tên chính chủ, xác định tên (bao gồm cả cách viết cũ), ngày sinh, tư cách lưu trú cũ, ngày đầu tiên đến Nhật Bản, v.v. Đồng thời, đã chuẩn bị bản sao thẻ lưu trú và giấy chứng nhận cư trú hiện tại để xác minh danh tính.
Kết quả: Bộ Tư pháp đã cấp bản sao hồ sơ gốc, cho phép xác nhận lịch sử tư cách lưu trú và lịch sử cư trú trong quá khứ. Nhờ đó, có thể điền chính xác vào mục "Danh sách lịch sử xuất nhập cảnh và cư trú" trong hồ sơ xin nhập quốc tịch, giảm bớt gánh nặng giải thích bổ sung.

Khi cố gắng lấp đầy thông tin trong quá khứ bằng "ký ức", thường phải sửa chữa lại sau đó, nhưng nếu dựa trên bản ghi gốc, có thể nộp tài liệu nhất quán ngay từ đầu.

Trường hợp 2: Trường hợp muốn sử dụng thông tin của cha mẹ đã qua đời để thừa kế nhưng mục đích không rõ ràng

Bối cảnh：Người nộp đơn đã yêu cầu công bố bản gốc hồ sơ đăng ký người nước ngoài với lý do "muốn biết cha mình đã qua đời đã sống ở Nhật Bản với tư cách cư trú nào". Tuy nhiên, người nộp đơn không đính kèm tài liệu cụ thể liên quan đến việc thừa kế.
Vấn đề：Từ phía Bộ Tư pháp, không thể phân biệt được đó là "sự quan tâm thuần túy" hay "cần thiết cho thủ tục pháp lý". Ngoài ra, các tài liệu chứng minh mối quan hệ giữa người nộp đơn và người cha đã qua đời như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh cũng không đầy đủ.
ảnh hưởng：Mục đích không rõ ràng và không thể xác nhận mối quan hệ lợi ích, vì lý do bảo vệ thông tin cá nhân, việc công bố thông tin có thể không được chấp nhận hoặc thông tin được cung cấp có thể bị che đi phần lớn.

Phải ghi rõ là để chuẩn bị cho việc thừa kế, giải thích rằng "cần xác định tên chính thức và tư cách lưu trú của cha để lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản", đồng thời đính kèm các giấy tờ chứng minh quan hệ cha con như giấy khai sinh, giấy chứng nhận đã xóa tên khỏi sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận đã xóa tên khỏi sổ hộ khẩu.

Trường hợp 3: Trường hợp con cái thay mặt người cao tuổi yêu cầu bồi thường

tình huống：Các trường hợp người cao tuổi không thông thạo tiếng Nhật muốn xác nhận thông tin đăng ký cũ để làm thủ tục xin giấy phép cư trú vĩnh viễn hoặc đổi giấy chứng nhận cư trú đặc biệt.
đối ứng：Yêu cầu kèm theo giấy ủy quyền có chữ ký của chính người đó, bản sao giấy tờ xác minh danh tính và giấy tờ tùy thân của người đại diện (con cái, v.v.). Nếu cần, hãy ghi rõ lý do cần người đại diện (ví dụ như lý do sức khỏe, v.v.).
Điểm：Điều quan trọng là giấy ủy quyền phải ghi rõ ngày tháng, chữ ký, mục đích và đối tượng. Chỉ ghi "muốn nhận thay" là không đủ, cần ghi cụ thể hơn như "sử dụng để nộp hồ sơ xin giấy phép cư trú vĩnh viễn" để dễ dàng đánh giá.

Nếu có giấy ủy quyền, người đó không nhất thiết phải trực tiếp đến cơ quan hành chính hoặc Bộ Tư pháp. Điều này đặc biệt hữu ích trong trường hợp người đó khó ra ngoài do tuổi cao hoặc sức khỏe kém.

Câu hỏi thường gặp

Q1. "Giấy đăng ký người nước ngoài" là gì? Nó khác với thẻ cư trú hiện tại như thế nào?

Giấy đăng ký người nước ngoài là một loại sổ đăng ký cơ bản được các thành phố, quận, thị trấn lập và quản lý cho từng cư dân nước ngoài theo Luật Đăng ký người nước ngoài cũ. Trong đó ghi chép tên, ngày sinh, quốc tịch/khu vực, tư cách lưu trú, thời gian lưu trú, lịch sử địa chỉ cư trú, v.v. Sau khi hệ thống thẻ cư trú hiện tại (dựa trên Luật Quản lý Nhập cư) và hệ thống sổ đăng ký cư dân cơ bản được áp dụng, cơ quan quản lý được chuyển sang Bộ Tư pháp, và cá nhân hoặc các bên có quyền lợi hợp pháp có thể yêu cầu cấp bản sao thông qua thủ tục "yêu cầu công khai". Sổ đăng ký cư trú và thẻ cư trú hiện tại được sử dụng như tài liệu bổ sung trong trường hợp không thể biết được lịch sử trong quá khứ.

Q2. Ai cũng có thể yêu cầu được không? Có thể lấy phần của bạn bè không?

Không. Do chứa thông tin cá nhân, về nguyên tắc, chỉ giới hạn cho "chính chủ" hoặc "người được Bộ Tư pháp công nhận có quan hệ lợi ích hợp pháp". Quan hệ lợi ích bao gồm các trường hợp như tham gia thỏa thuận phân chia di sản với tư cách là người thừa kế, chứng minh quan hệ thân phận với tư cách là vợ/chồng, tiến hành thủ tục với tư cách là người đại diện hợp pháp. Nếu chỉ vì mục đích tò mò hoặc điều tra của bên thứ ba, rất có thể sẽ không được phép tiết lộ thông tin.

Q3. Tôi có thể thu thập những thông tin nào? Tất cả thông tin đó sẽ được công khai?

Về cơ bản, thông tin bao gồm tên tại thời điểm đăng ký (có thể bao gồm tên thường gọi hoặc tên cũ), ngày sinh, quốc tịch/khu vực, tư cách lưu trú/thời gian lưu trú, lịch sử địa chỉ, v.v. Tuy nhiên, từ quan điểm bảo vệ thông tin cá nhân, thông tin của bên thứ ba không liên quan trực tiếp đến người yêu cầu và các phần có tính riêng tư cao có thể bị che đi (che dấu). Ngoài ra, trong trường hợp hồ sơ không còn tồn tại do hết thời hạn lưu trữ, v.v., câu trả lời có thể là "Không có hồ sơ tương ứng".

Q4. Trong các tài liệu cần chuẩn bị, phần nào là khó nhất?

Điều phổ biến nhất là "thiếu tài liệu chứng minh mối quan hệ". Ví dụ, khi muốn lấy bản gốc giấy khai sinh của cha mẹ đã qua đời, nếu không có đầy đủ các giấy tờ như sổ hộ khẩu, giấy chứng tử, giấy khai sinh liên quan đến người yêu cầu và cha mẹ của họ, Bộ Tư pháp sẽ không thể xác định "Bạn có thực sự là người thừa kế? Bạn có thực sự cần xem hồ sơ này?" Do đó, điều quan trọng là phải chuẩn bị trước các giấy tờ như sổ hộ khẩu, giấy chứng tử, giấy khai sinh có bản dịch, v.v. để chứng minh mối quan hệ cha con, vợ chồng, thừa kế.

Q5. Khi nào thì nên thanh toán? Sau này có còn kịp không?

Nguyên tắc là "nếu thấy cần thiết thì hãy yêu cầu ngay". Bởi vì, hồ sơ đăng ký người nước ngoài không nhất thiết được lưu trữ vĩnh viễn, mà có thể bị hủy bỏ sau một thời gian nhất định. Đặc biệt, thông tin của những người đã cư trú từ nhiều thập kỷ trước hoặc những người đã qua đời, càng về sau thì nguy cơ không thể lấy được thông tin càng cao. Nếu có dự định sử dụng cho các thủ tục chính thức trong tương lai như đơn xin nhập quốc tịch, đơn xin phép cư trú vĩnh viễn, thủ tục thừa kế, v.v., thì nên xác nhận trước xem có hồ sơ gốc hay không.

Tham khảo luật pháp・nguồn

Tóm tắt

Giấy đăng ký người nước ngoài là một tài liệu rất quan trọng, cho phép xác nhận "lịch sử cư trú trong quá khứ", "tên được sử dụng tại Nhật Bản" và "tình trạng lần đầu tiên đến Nhật Bản", những thông tin không thể biết được từ giấy chứng nhận cư trú hiện tại hay thẻ cư trú. Việc lấy giấy này sớm sẽ giúp tránh được những rắc rối sau này, không chỉ đối với bản thân người đang chuẩn bị nhập quốc tịch, thường trú hoặc thay đổi tư cách cư trú, mà còn đối với gia đình đang xác nhận quan hệ thừa kế hoặc quan hệ thân thuộc của người thân đã qua đời.
Thủ tục chủ yếu được tiến hành qua đường bưu điện, nhưng việc chuẩn bị các tài liệu thể hiện rõ mối quan hệ và mục đích là điều quan trọng. Ngay cả khi bạn còn đang băn khoăn "Liệu mình có thể nhận được không?", bạn cũng có thể tham khảo ý kiến của chuyên gia, vì vậy nếu bạn còn do dự, hãy chia sẻ tình huống của mình với chuyên gia.

▶Xem trang giới thiệu văn phòng

Liên hệ・Địa chỉ

Văn phòng hành chính Horiuchi (Văn phòng Shinjuku, Tokyo)）
Đại diện: Chuyên viên hành chính Horiuchi Yukiko

Thành viên Hiệp hội hành chính Tokyo, chi nhánh Shinjuku
Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Tokyo, hành chính viên tiếp nhận đơn đăng ký
Hiệp hội hỗ trợ việc làm cho người nước ngoài (FESO) Thành viên

Địa chỉ: 5 phút đi bộ từ ga Higashi-Shinjuku / 8 phút đi bộ từ ga Shin-Okubo / 12 phút đi bộ từ ga Okubo

▶Xem trang giới thiệu văn phòng

※Bài viết này nhằm mục đích cung cấp thông tin chung, quyết định cuối cùng cần được xác nhận bởi chuyên gia dựa trên các quy định pháp luật mới nhất.