Đối với những người Nhật Bản có kế hoạch du học chính thức, tìm việc làm hoặc chuyển công tác đến Hàn Quốc, "Apostille" là một thủ tục quan trọng không thể tránh khỏi.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về ý nghĩa, thủ tục, những điểm cần lưu ý và các câu hỏi thường gặp về Apostille.
Mục lục
- 1. Apostille là gì?
- 2. Những loại giấy tờ nào cần thiết?
- 3. Quy trình xin cấp giấy chứng nhận Apostille
- 4. Sự khác biệt giữa văn bản công và văn bản tư
- 5. Câu hỏi thường gặp
- 6. Cuối cùng: Hướng dẫn hỗ trợ dịch thuật và nộp đơn
- 7. Liên hệ・Truy cập
1. Apostille là gì?
Apostille là hệ thống chứng nhận của Bộ Ngoại giao Nhật Bản về tính xác thực của các văn bản chính thức của Nhật Bản được nộp cho nước ngoài.
Nhật Bản và Hàn Quốc đều là thành viên của "Hiệp ước La Hay (1961)", do đó, khi nộp hồ sơ tại Hàn Quốc, về cơ bản cần phải có chứng nhận Apostille.
2. Những loại giấy tờ nào cần thiết?
Trong các trường hợp sau đây, cần có chứng thực Apostille cho các tài liệu nộp tại Hàn Quốc.
- Du học chính thức tại các trường đại học và cao học của Hàn Quốc
- Tuyển dụng và điều động đến các công ty Hàn Quốc
- Khi lưu trú dài hạn tại Hàn Quốc và xin thị thực (vợ/chồng, làm việc, thực tập, v.v.)
Ví dụ cụ thể về tài liệu:
- Bằng tốt nghiệp・Bảng điểm
- Giấy chứng nhận quan hệ gia đình (bản sao sổ hộ khẩu, v.v.)
- Sơ yếu lý lịch, bản dịch, v.v.
3. Quy trình xin cấp giấy chứng nhận Apostille
📌 Quy trình thủ tục theo loại văn bản
| Loại tài liệu | Đặc điểm | Thủ tục xin cấp giấy chứng nhận Apostille |
|---|---|---|
| Giấy tờ công chứng (ví dụ: bằng tốt nghiệp, bản sao sổ hộ khẩu) | Tài liệu chính thức do cơ quan công quyền phát hành | Đăng ký Apostille trực tiếp tại Bộ Ngoại giao |
| Tài liệu cá nhân (ví dụ: bản dịch, sơ yếu lý lịch tự soạn) | Tài liệu do chính người đó soạn thảo hoặc bản dịch của bên thứ ba | ① Công chứng tại văn phòng công chứng → ② Làm thủ tục chứng thực tại Bộ Ngoại giao |
| Dịch vụ một cửa | Một số công chứng viên có thể xử lý đồng loạt | Công chứng + Apostille cùng lúc |
📍 Các bước xin cấp giấy chứng nhận Apostille
| Bước | Nội dung | Điểm |
|---|---|---|
| ① Chuẩn bị tài liệu | Bằng tốt nghiệp, bảng điểm, bản sao sổ hộ khẩu, v.v. | Nếu cần dịch sang tiếng Anh, hãy chuẩn bị cùng với bản dịch. |
| ② Công chứng tại văn phòng công chứng | Chứng thực tính xác thực của văn bản tư nhân | Có thể dịch văn bản. Giấy ủy quyền cũng có thể công chứng. |
| ③ Lấy chứng nhận Apostille tại Bộ Ngoại giao | Có thể nộp đơn tại quầy tiếp nhận ở Tokyo hoặc Osaka hoặc gửi qua bưu điện. | Vào giờ cao điểm, thời gian xử lý có thể mất khoảng 1 tuần, vì vậy hãy làm sớm. |
| ④ Nộp cho Hàn Quốc | Gửi tài liệu có chứng thực đến nơi nhận | Các tài liệu bổ sung có thể khác nhau tùy theo trường đại học và công ty. |
4. Sự khác biệt giữa văn bản công và văn bản tư
- Công văn:Các cơ quan chính phủ, trường học và các tổ chức khác cấp. Có thể nộp đơn trực tiếp tại Bộ Ngoại giao.
- Tài liệu cá nhân:Tài liệu do chính người đó lập, bản dịch, v.v. Trước tiên, phải nhận được "chứng thực công chứng" rồi mới có thể xin được chứng nhận Apostille.
Nếu không chắc chắn về trường hợp nào áp dụng, tốt nhất là nên xác nhận trước với chuyên gia hoặc nơi nộp hồ sơ.
5. Câu hỏi thường gặp
- Q: Dịch vụ một cửa là gì?
Một số văn phòng công chứng có thể thực hiện thủ tục công chứng và chứng thực cùng một lúc (như ở Tokyo, Osaka, v.v.). - Q: Làm thế nào để dịch văn bản?
Bộ Ngoại giao không kiểm tra nội dung bản dịch, nhưng tùy theo nơi nộp hồ sơ, có thể cần bản dịch chính thức. - Q: Có thể gửi qua bưu điện không?
Vâng, bạn có thể gửi đơn xin chứng thực của Bộ Ngoại giao qua đường bưu điện.
6. Thông điệp từ chuyên viên hành chính
”Chính vì đã đi cùng con đường đó, nên mới có thể hiểu được điều đó.”
Tôi cũng có kinh nghiệm du học tại Hàn Quốc,
Tôi đã cảm nhận được sự khó khăn khi chuẩn bị các giấy tờ và thủ tục ở một đất nước xa lạ.
Đó chính là lý do tại sao chúng tôi muốn chia sẻ những lo lắng và băn khoăn của các bạn, những người đang chuẩn bị du học hoặc tìm việc làm.
Tôi muốn ở bên cạnh bạn.
Không chỉ với tư cách là chuyên gia, mà còn với tư cách là người đã đi cùng con đường,
Chúng tôi mong muốn trở thành “đồng minh” hỗ trợ từng bước đi của quý vị.
▶︎Đến trang bảng giá Apostille
7. Liên hệ・Truy cập
Văn phòng hành chính Horiuchi (Shinjuku, Tokyo)
Người phụ trách: Chuyên viên hành chính Yuki Horiuchi
Thuộc: Hiệp hội hành chính Tokyo, chi nhánh Shinjuku
Cục quản lý xuất nhập cảnh và lưu trú Tokyo, hành chính viên tiếp nhận đơn đăng ký
Hiệp hội hỗ trợ việc làm cho người nước ngoài (FESO) Thành viên
Thành viên của AIL (Mạng lưới chuyên gia về thị thực cho người nước ngoài)
Truy cập:
5 phút đi bộ từ ga Higashi-Shinjuku, tuyến Tokyo Metro Fukutoshin
8 phút đi bộ từ ga Shin-Okubo, tuyến JR Yamanote
12 phút đi bộ từ ga Okubo, tuyến JR Chuo-Sobu