Запит про надання реєстраційної картки іноземця｜Для тих, кому потрібна "стара прописка" для натуралізації або перевірки особи.

"Раніше я був зареєстрований як іноземець в Японії, але у мене немає картки або запису про мій статус проживання. Однак я хотів би підтвердити своє минуле проживання для натуралізації, отримання посвідки на постійне проживання, успадкування та укладення шлюбу", - такі консультації є поширеними на практиці.
У цій статті максимально конкретно, з точки зору адміністративного права, пояснюється, як особа, член сім'ї або представник може вимагати розкриття інформації та отримати реєстраційну картку іноземця в Міністерстві юстиції відповідно до колишнього Закону про реєстрацію іноземців.

Копія реєстраційної картки іноземця може бути єдиним документом, який може підтвердити "минулий статус проживання", "дату першого прибуття до Японії", "статус на батьківщині" тощо, що не може бути підтверджено поточною карткою резидента або посвідкою на проживання. Це особливо важливий документ при подачі заяви на натуралізацію або підтвердженні спадщини чи громадянства після смерті. Ця стаття допоможе вам розібратися, хто, коли, де і що повинен пред'явити.

Ключові тези цієї статті.

• Свідоцтво про реєстрацію іноземця - це реєстраційний запис, який ведеться муніципалітетом відповідно до колишнього Закону про реєстрацію іноземців, а зараз зберігається в Міністерстві юстиції, і особа або певні родичі можуть запросити його копію, подавши "запит на розкриття інформації".
• До заяви необхідно додати "докази родинних зв'язків", наприклад, документи, що посвідчують особу, а у випадку померлих осіб - копію сімейного реєстру або реєстру виселення. Якщо цих документів недостатньо, Міністерство юстиції може попросити внести зміни (подати додаткові документи).
• Надання оригіналів документів є корисним для подачі заяв на натуралізацію, отримання посвідки на постійне проживання, підтвердження статусу проживання, шлюбних процедур, підтвердження спадкових відносин і т.д. У деяких випадках записи можуть не зберегтися через закінчення терміну зберігання або з інших причин, тому безпечно запитувати їх якнайшвидше.

Реєстраційна картка іноземця.

По-перше, існує поширена помилкова думка, що "якщо я отримаю посвідку на тимчасове проживання, чи не буде в ній вказано всі мої старі дані про статус проживання та реєстрацію?". Це дуже поширена помилка. Інформація на посвідці на проживання та номер посвідки на проживання в основному обмежується "актуальною інформацією", такою як поточне ім'я, громадянство, статус перебування та період перебування.
З іншого боку, минуле може бути важливим при подачі заяв на натуралізацію, підтвердження громадянства, укладення шлюбу, отримання пенсії за віком та успадкування, наприклад, "дата вашого першого приїзду до Японії", "який статус ви мали на той час", "шлюб, розлучення, зареєстроване ім'я у вашій країні".
Ця минула інформація, як правило, не зберігається в посвідках на проживання та інших документах. Саме в цьому випадку використанняреєстраційна картка іноземцяЦе "копія свідоцтва про реєстрацію іноземця". Свідоцтво про реєстрацію іноземця (колишній реєстр, заснований на Законі про реєстрацію іноземців) раніше велося кожним муніципалітетом, але після скасування системи воно було передано Міністерству юстиції, і відповідна особа або певні пов'язані з нею особи можуть запросити доступ до нього та отримати копію у формі запиту на розкриття інформації.
Ще однією помилковою думкою є те, що стару реєстраційну інформацію більше не можна отримати через систему карт перебування. Хоча оригінали документів не залишаються назавжди, вони зберігаються протягом певного періоду часу, і є випадки, коли їх все ще можна отримати в даний час. Іншими словами, це той ресурс, який вам слід розглянути в першу чергу, а не вважати, що він недоступний в будь-якому випадку.

Юридичні та скринінгові перспективи

Свідоцтво про реєстрацію іноземця - це запис про статус, місце проживання, статус перебування тощо, про який іноземний резидент повідомив муніципалітет на підставі колишнього Закону про реєстрацію іноземців.9 липня 2012 року було запроваджено нову систему управління проживанням (система карток проживання на основі Закону про імміграційний контроль та визнання біженців і запис у базових реєстрах резидентів), а стару систему (Закон про реєстрацію іноземців) було скасовано. Закон про реєстрацію іноземців) було скасовано. Як наслідок, реєстраційними картками тепер централізовано керує національний уряд (Міністерство юстиції), а не муніципалітети.

З точки зору захисту персональних даних, таке "розкриття оригіналу запису" в принципі обмежується запитами відповідної особи або осіб, які, на думку Міністерства юстиції, мають "законний інтерес" (наприклад, спадкоємці, подружжя, законні представники тощо). Експертиза перевіряє (i) особу та зв'язок між запитувачем і зареєстрованою особою, (ii) законність мети використання та (iii) існуючий статус запису.

Іншими словами, необхідно вказати конкретну мету звернення, наприклад, "підготувати заяву про натуралізацію" або "підтвердити громадянство мого покійного батька", а не просто "я хочу знати, тому, будь ласка, покажіть мені".

сфера впливу

Існує дві основні типові ситуації, в яких запит про надання інформації про реєстраційну картку іноземця є проблематичним. Перша з них,Випадки, коли особа бажає перевірити свою попередню історію проживання.(наприклад, заява на натуралізацію, посвідка на постійне проживання, підтвердження минулого місця проживання у зв'язку зі зміною статусу). Інша справа,Випадки, коли члени сім'ї, які залишилися в живих, хочуть перевірити інформацію про людину, яка вже померла, щодо спадщини або громадянства.Так і є.

Зокрема, в останньому випадку інформація про те, "яке ім'я ви використовували в Японії" і "як записана ваша сімейна історія", може бути важливою при розподілі спадщини та підтвердженні громадянства і статусу. Якщо дозвіл на розкриття інформації надано, це може полегшити успадкування та організацію імміграційних записів і записів про місце проживання, оскільки минуле можна пояснити, зв'язавши його з сімейним реєстром і реєстром виселення в муніципальному офісі.

З іншого боку, розкриття інформації ускладнюється, коли стосунки між запитувачем і суб'єктом слабкі (наприклад, колишніми колегами) або коли мета запиту є неоднозначною. Крім того, записи можуть бути вже знищені після закінчення терміну зберігання. Тому, особливо якщо ви хочете отримати інформацію про померлого батька, важливо письмово сформулювати чітку мету запиту, наприклад, спадщину, громадянство або дослідження сімейного реєстру, і разом підготувати доказові документи.

рішення

основна політика

Запити про надання інформації з реєстраційної картки іноземця можна полегшити, якщо спочатку визначити, для чого вам потрібна ця картка, чиї записи вам потрібні і хто має право їх запитувати. На практиці це можна зробити наступним чином

(i) Натуралізація, постійне проживання та інші процедури на ім'я особи → Запит на ім'я особи (з документами, що посвідчують особу).

(ii) Процедури, пов'язані з померлим, такі як спадкування та виключення з сімейного реєстру → Запит від імені зацікавленої особи, наприклад, спадкоємця або подружжя (додайте копію сімейного реєстру або реєстру виключення з реєстру, що підтверджує факт смерті, родинні зв'язки тощо).

(iii) Особа занадто стара або хвора, щоб пересуватися → Запит з довіреністю, що підтверджує законні повноваження представляти особу + посвідчення особи представника.
Ключовим моментом є "наявність достатньої кількості документальних доказів з самого початку, щоб Міністерство юстиції могло визначити, що у вас є "законний інтерес"". Якщо ви не підготуєте це належним чином, вас попросять подати додаткові документи, що призведе до додаткових витрат часу та зусиль.

Практичні кроки

• Крок 1: Перевірка вимог → збір доказів → перевірка узгодженості
  По-перше, запишіть якомога більше інформації на реєстраційній картці іноземця (наприклад, власній або родича), таку як ім'я (включаючи кандзі/ромадзі/прізвище), дата народження, статус проживання на момент і період перебування, щоб допомогти ідентифікувати особу. Якщо є кілька варіантів імені (наприклад, дівоче прізвище, загальне ім'я, запис на катакані тощо), всі вони повинні бути записані.
  При цьому слід чітко вказати мету запиту (наприклад, підготовка до натуралізації, процедура успадкування тощо) та надати документи, що посвідчують особу, сімейні реєстри, реєстри видворення та документи, що підтверджують сімейний стан.
• Крок 2: Документація → Заявка → Відповідь на виправлення → Повідомлення про результати
  Готується запит на розкриття інформації на адресу Міністерства юстиції, який подається разом з копіями необхідних документів (в принципі, дійсне посвідчення особи, реєстр сім'ї тощо). Основним способом подання запиту є надсилання його поштою. Міністерство юстиції розглядає заяву і, за необхідності, може надіслати запит (прохання про внесення змін), наприклад, "Будь ласка, додайте цей матеріал, що підтверджує родинні зв'язки" або "Будь ласка, поясніть мету використання більш конкретно". Важливо з самого початку мати достатню кількість відповідних документів, щоб ви могли надати відповідну відповідь. В результаті ви отримаєте повідомлення про надання копії або про відмову в розголошенні (повністю або частково).
• Крок 3: Підготовка попередніх запитань та додаткових експертних листів
  "Навіщо вам потрібна ця інформація? якщо відповідь неоднозначна, розкриття інформації може бути заборонено. Наприклад, замість виразу "Я хочу знати, яке ім'я використовував мій батько в Японії", краще сказати "Щоб підтвердити ім'я, статус проживання та період перебування мого батька в Японії, а також включити цю інформацію до схеми спадкових відносин". Як спадкоємець, я повинен скласти угоду про розподіл спадщини", практично ефективно написати конкретно про мету і випадок використання. У разі необхідності адміністративний службовець може додати додатковий висновок (заяву про мету).

Поширені помилки

Типові камені спотикання включають
/ Запит продовжується через те, що особа була зареєстрована під дівочим або звичайним прізвищем, але написала лише своє теперішнє паспортне ім'я, що унеможливлює її ідентифікацію.
/ Заявлено "я є родичем", але не додано жодних документів, які б підтверджували родинні стосунки, наприклад, свідоцтва про народження, виписки з сімейного реєстру або свідоцтва про зняття з реєстрації. Як наслідок, законність інтересу не може бути підтверджена.
Æ Мета полягає лише в тому, що "я просто хочу знати на даний момент". → Якщо мета використання незрозуміла, інформація не може бути розкрита з точки зору захисту даних.
... надмірно впевнені в тому, що оригінали реєстраційних документів зберігаються. Якщо вони вже були знищені (наприклад, термін зберігання закінчився), відповідь буде "записів немає", незалежно від того, наскільки правильною є процедура запиту. Цього не уникнути, тому важливо діяти якнайшвидше.
Зрештою, "Чи можу я вимагати?" Для чого використовуються документи? "Чи достатньо у мене матеріалів для ідентифікації особи?" Найкоротший шлях - з'ясувати ці три питання перед подачею документів.

необхідні документи

Цей розділ побудований за трьома типовими схемами (особистий запит / запит через родича / запит через довірену особу). У всіх випадках запит слід подавати до Міністерства юстиції (компетентного департаменту), і в основному його слід надсилати поштою. Для подання запиту достатньо фотокопії, але не використовуйте старі копії сімейних реєстрів, реєстрів виселення тощо, оскільки від них можуть вимагати "актуальності" або "доказів усіх питань".

документи	Мета.	Джерела/створені.	важливий момент
форма запиту на розкриття інформації	Вкажіть, хто і які записи запитує та з якою метою	Самостійно складені для подання до Міністерства юстиції (доступні приклади бланків).	Детально запишіть конкретну інформацію, наприклад, псевдоніми, дівоче прізвище, дату народження тощо.
документ, що посвідчує особу	Перевірка того, що заявник є особою/легітимною стороною	Карта перебування, спеціальне посвідчення постійного резидента, паспорт тощо.	Повинен бути дійсним або мати підтверджену фотографію та дату народження.
Копія сімейного реєстру, копія виписки з сімейного реєстру тощо.	Підтвердження того, що ви є особою, яка вижила, або іншою особою, від якої отримана інформація про загиблого.	Муніципалітет за місцем проживання	Надайте копію безперервності. Якщо старі сімейні реєстри не з'єднані, потрібно кілька типів, якщо тільки старі сімейні реєстри не з'єднані.

документи	Мета.	Джерела/створені.	важливий момент
довіреність	Підтвердження повноважень агента (наприклад, адміністративного працівника) на проведення процедури.	Підготовлено та підписано зацікавленою особою (або спадкоємцями чи іншими зацікавленими особами).	Відсутність підпису, печатки та дати може вважатися недійсною.
Заява про мету використання	Конкретний опис того, для чого буде використовуватися інформація	Допускаються необов'язкові форми (часто їх готує адміністративний працівник).	"Додатки до заяви про натуралізацію", "Підстави для оформлення спадкової карти" тощо, зокрема.
Зворотний конверт і марки	За повернення повідомлення про результати та доставку копій	Підготовлено заявником	Чітко вкажіть своє ім'я та адресу. Неповна інформація призведе до того, що товари не підлягатимуть поверненню.

• Дотримуйтесь інструкцій щодо того, чи потрібен оригінал або фотокопія. Як правило, фотокопії посвідчення особи є прийнятними, але в деяких випадках можуть знадобитися оригінали документів або нотаріально завірені переклади.
• Якщо ім'я в картці перебування або паспорті відрізняється від імені, зареєстрованого в минулому (дівоче прізвище або спільне прізвище), додайте документи, що підтверджують зв'язок (наприклад, доказ використання спільного прізвища, свідоцтво про шлюб), щоб полегшити ідентифікацію.
• Відсутність дати, печатки та підпису є найпоширенішим недоліком. На диво, багато бланків довіреностей надсилаються з незаповненими датами, що призводить до їхнього повернення.

Додаткова інформація та примітки

Запити на розкриття інформації про померлих осіб можуть бути відхилені з міркувань захисту приватності, якщо вони не можуть обґрунтовано пояснити, "чому необхідно підтвердити спадщину або громадянство". Наприклад, він може бути слабким просто тому, що "я просто хочу знати історію проживання мого батька в минулому". Як правило, легше винести рішення, якщо в запиті зазначена юридична або адміністративна необхідність, наприклад, "мені потрібно точно вказати статус проживання мого батька в угоді про розподіл спадщини, щоб розділити його майно" або "мені потрібно підтвердити статус проживання та ім'я мого батька в Японії у зв'язку з набуттям громадянства (підтвердженням збереження або втрати громадянства)".
Крім того, Міністерство юстиції може ретельно перевірити, чи дійсно людина померла і чи є ви спадкоємцем, тому будьте готові переконатися, що зв'язок між сімейним реєстром, реєстром вибуття і свідоцтвом про народження є єдиною лінією. Якщо будь-який з цих зв'язків порушений, вам потрібно буде зробити додатковий запит (наприклад, отримати сімейний реєстр в іншому муніципалітеті).

Процедури

Базовий процес подання запиту на розкриття інформації про реєстраційну картку іноземця - це "запит поштою → розгляд Міністерством юстиції → надсилання результатів". Онлайн-заявки часто не передбачені, і ви не можете розраховувати на отримання результатів у той самий день, якщо звернетеся безпосередньо до стійки реєстрації. Тому її слід розглядати як підготовчу процедуру, коли необхідні документи готуються заздалегідь і подаються разом у конверті.

1. Вимоги до перевірки → підготовка документів → заявка → експертиза → результат

сцена	(відповідальний) (за сферу відповідальності, але не обов'язково за нагляд за персоналом)	Орієнтовна тривалість	контрольно-пропускний пункт
Підтвердження вимог	Заявник/адміністративний працівник	1-3 дні.	Чи достатньо ідентифікаційних даних суб'єкта (ім'я, дата народження тощо) / Чи зрозуміла мета запиту?
підготовка документів	Заявник / роботодавець / родич	3-14 днів.	Чи є сімейні реєстри, реєстри переміщення, довіреності та інші відповідні документи повними/простроченими?
Подача заявки та відбір	Заявник/Міністерство юстиції	За кілька тижнів.	Чіткі контактні дані, щоб на додаткові запити можна було негайно відповісти.

Приклад заяви

Випадок 1: Випадки, коли заявник самостійно подав заяву про натуралізацію.

фонСитуація: Людина, яка багато років працювала в Японії, планувала отримати японське громадянство (подати заяву на натуралізацію). Однак у нього не було на руках старого паспорта або довідки про місце проживання.
підтримкаБула зібрана наступна інформація: на ім'я особи було зроблено запит про надання реєстраційної картки іноземця, а також встановлено ім'я (включаючи старе написання), дату народження, попередній статус проживання та першу дату прибуття до Японії. Для з'ясування особи заявника також були підготовлені копії поточної карти перебування та довідки про місце проживання.
Результат.: Міністерство юстиції надало нам копію оригіналу довідки, що дозволило нам підтвердити історію попереднього статусу резидента та історію проживання. Це дозволило точно заповнити "Перелік імміграційної історії та історії проживання" в документах на натуралізацію і зменшило тягар додаткових пояснень.

Якщо ви намагаєтеся заповнити минулу інформацію "спогадами", вам часто доводиться вносити виправлення пізніше, але якщо ви використовуєте оригінальні записи як основу, ви можете подати документи, які узгоджуються з самого початку.

Випадок 2: Випадки, коли інформацію про померлого батька хотіли використати для успадкування, але мета була незрозумілою.

фонФабула справи: Заявник просив розкрити його реєстраційну картку іноземця, стверджуючи, що він хотів би знати, який статус проживання мав його померлий батько в Японії. Однак він не додав жодних конкретних документів, що стосуються його спадщини.
проблемаЗ точки зору Міністерства юстиції, неможливо визначити, чи є це "справжнім інтересом" або "необхідним для судового розгляду". Також бракувало сімейних реєстрів і свідоцтв про народження, які б підтверджували зв'язок між заявником і його померлим батьком.
впливЯкщо мета є неоднозначною і інтерес не може бути перевірений, розкриття може бути заборонено з міркувань захисту даних або може бути надано в значно завуальованій формі.

Вони повинні були чітко заявити, що готуються до отримання спадщини, пояснити, що для підготовки спадкового договору їм необхідно встановити офіційне ім'я батька та його статус резидента, а також додати документи, що підтверджують родинні зв'язки між батьками та дітьми в сімейному реєстрі, реєстрі виселення та свідоцтві про народження.

Випадок (iii): випадки, коли дитина подає заяву від імені особи похилого віку.

ситуаціяЛітня людина, яка недостатньо добре володіє японською мовою, може захотіти перевірити свою стару реєстраційну інформацію для таких процедур, як подача заяви на отримання власного дозволу на постійне проживання або перехід на спеціальне посвідчення постійного резидента.
підтримкаДо запиту слід додати довіреність, підписану зацікавленою особою, копію документа, що посвідчує особу, та документ, що посвідчує особу довіреної особи (наприклад, дитини). Якщо необхідно, слід додати коротку заяву про необхідність довіреної особи (наприклад, за станом здоров'я).
точкаВажливо, щоб довіреність була чітко датована, підписана і чітко визначала мету та предмет довіреності. Формулювання "я хочу подати документи від імені" є недостатнім; буде легше оцінити, якщо ви додасте конкретику, наприклад, "для подачі документів на отримання посвідки на постійне проживання".

Якщо довіреність оформлена правильно, людині не завжди потрібно особисто йти до державної установи або Міністерства юстиції. Це особливо корисно у випадках, коли людина занадто стара або нездужає, щоб вийти на вулицю.

ПОШИРЕНІ ЗАПИТАННЯ

З1: Що таке "карта реєстрації іноземця"? Чим вона відрізняється від поточної карти перебування?

Свідоцтво про реєстрацію іноземця - це свого роду основна книга, яка створюється і ведеться муніципалітетом для кожного іноземного резидента відповідно до колишнього Закону про реєстрацію іноземців. У ньому фіксується ім'я, дата народження, національність/регіон, статус перебування, період перебування, історія адрес тощо. Після запровадження нинішньої системи карток проживання (на основі Закону про імміграційний контроль) та базової системи реєстру резидентів, суб'єкт управління був переданий Міністерству юстиції, і відповідна особа або законна зацікавлена сторона може отримати копію через процедуру, яка називається "запит на розкриття інформації". Він використовується як додатковий документ у випадках, коли поточна картка резидента або картка перебування сама по собі не надає інформації про минулу історію.

Q2. чи може хтось претендувати? Чи можу я взяти частку мого друга?

Ні. Інформація не є загальнодоступною. Як правило, лише "зацікавлена особа" або "особа, яка визнана Міністерством юстиції такою, що має законний інтерес", може подати заяву, оскільки вона містить персональні дані. Інтереси включають такі випадки, як: укладення угоди про розподіл майна як спадкоємець, доведення свого статусу як подружжя або провадження в якості законного представника. Розкриття інформації з метою простого інтересу або дослідження третьої сторони, швидше за все, буде заборонено.

Q3. яку інформацію можна отримати? Чи буде все це оприлюднено в тому вигляді, в якому воно є?

В основному, це ім'я під час реєстрації (в деяких випадках, включаючи записи про псевдоніми та дівочі прізвища), дата народження, громадянство та регіон, статус проживання та період перебування, адресна історія тощо. Однак, з точки зору захисту персональних даних, інформація про третіх осіб, які не мають прямого відношення до заявника, або інформація з високим ступенем конфіденційності може бути затемнена (замаскована). Крім того, якщо самого запису не залишилося через закінчення терміну зберігання або з інших причин, відповідь може бути "відповідний запис відсутній".

З4: Що є найбільшим каменем спотикання в документації, яку вам доводиться готувати?

Найпоширенішою причиною є відсутність документів, що підтверджують родинні стосунки. Наприклад, якщо ви хочете отримати оригінали записів про померлого батька, але у вас немає сімейного реєстру, реєстру вибуття або свідоцтва про народження, що пов'язує заявника з цим батьком, Міністерство юстиції запитає: "Чи дійсно ви є спадкоємцем? Чи дійсно вам потрібно бачити ці записи?" Міністерство юстиції не може прийняти рішення про Важливо заздалегідь подати кілька сімейних реєстрів, свідоцтв про виселення, свідоцтв про народження з перекладами і т.д. разом, щоб відносини батьків і дітей, подружні відносини і відносини у сфері спадкування були пов'язані в єдину лінію.

Q5. коли я повинен подати заяву? Чи можна це зробити пізніше?

Як правило, "запитуйте його, як тільки ви вважаєте, що він вам потрібен". Це пов'язано з тим, що реєстраційні картки іноземців не обов'язково зберігаються вічно і можуть бути знищені через певний проміжок часу. Зокрема, ризик того, що ви не зможете отримати інформацію про осіб, які проживали в країні десятки років або вже померли, зростає з плином часу. Якщо ви плануєте використовувати інформацію для офіційних процедур у майбутньому, наприклад, для подачі заяви на натуралізацію, отримання посвідки на постійне проживання або оформлення спадщини, рекомендується принаймні спочатку перевірити наявність оригіналу довідки.

Довідкові закони та джерела

• Запити про надання інформації про реєстраційну картку іноземця
• Процедури перебування в Агентстві з питань імміграції та громадянства

резюме

Свідоцтво про реєстрацію іноземця є надзвичайно важливим документом, який дозволяє підтвердити "історію попереднього проживання", "ім'я, що використовується в Японії" та "статус першого прибуття до Японії", які неможливо знайти в посвідці на проживання або картці резидента. Отримання свідоцтва якомога раніше допоможе уникнути проблем у майбутньому не лише особі, яка готується до натуралізації, отримання посвідки на постійне проживання або зміни статусу проживання, але й членам сім'ї, які перевіряють спадщину або статус померлих родичів.
Сама процедура відбувається переважно поштою, але підготовка документів, які чітко демонструють стосунки та мету, є ключовою. Ви можете проконсультуватися ще на етапі "Чи можу я це отримати?". Якщо ви не впевнені, поділіться своєю ситуацією з експертом.

▶ Див. вступну сторінку офісу.

Запити та доступ

Адвокатська контора Horiuchi Gyoseishoshi (офіс Shinjuku, Токіо)）
Представник Юкіко Хоріучі, адміністративний писар

• Належить до філії Сіндзюку Токійської асоціації адміністративних писарів
• Токійський офіс з питань імміграції та проживання Агенція з питань подання заяв Gyoseishoshi Юрист
• Член Організації підтримки зайнятості за кордоном (FESO)

Доступ: 5 хвилин пішки від станції Higashi Shinjuku / 8 хвилин пішки від станції Shin-Okubo / 12 хвилин пішки від станції Okubo

▶ Див. вступну сторінку офісу.

*Ця стаття призначена лише для загального ознайомлення, а остаточні рішення слід приймати разом з експертами відповідно до чинного законодавства.