Запрос на раскрытие регистрационной карты иностранца｜ Для тех, кому нужна "старая запись о проживании" для натурализации или проверки личности.

"Раньше я был зарегистрирован в Японии как иностранец, но у меня нет карточки или записи о моем статусе проживания. Однако я хотел бы подтвердить свое прошлое место жительства для процедур натурализации, постоянного проживания, наследования и заключения брака" - такие консультации часто встречаются на практике.
В этой статье как можно более конкретно, с точки зрения административного писаря, объясняется, как человек, член его семьи или представитель может запросить раскрытие и получить регистрационную карту иностранца в Министерстве юстиции в соответствии с бывшим Законом о регистрации иностранцев.

Копия регистрационной карты иностранца может быть единственным документом, подтверждающим "статус проживания в прошлом", "дату первого прибытия в Японию", "статусные вопросы на родине" и т. д., которые невозможно подтвердить с помощью текущей карты резидента или карты проживания. Это особенно важный документ при подаче заявления на натурализацию, подтверждении наследства или гражданства после смерти. Эта статья поможет вам разобраться, кто, когда, где и что должен предоставить.

Ключевые моменты этой статьи.

• Свидетельство о регистрации иностранца - это регистрационная запись, которая ведется муниципалитетом в соответствии с бывшим Законом о регистрации иностранцев, а сейчас хранится в Министерстве юстиции, и человек или его родственники могут запросить копию, подав "запрос на раскрытие информации".
• Запрос должен сопровождаться "доказательствами родства", такими как документы, удостоверяющие личность, а в случае умерших лиц - копией семейного реестра или реестра на выбытие. Если документов недостаточно, Министерство юстиции может попросить внести изменения (представить дополнительные документы).
• Предоставление оригиналов документов необходимо при подаче заявлений на натурализацию, получение постоянного вида на жительство, подтверждение статуса проживания, процедуру заключения брака, подтверждение наследственных отношений и т. д. В некоторых случаях документы могут не сохраниться из-за истечения срока хранения или по другим причинам, поэтому лучше запросить их как можно скорее.

Регистрационная карточка иностранца.

Во-первых, существует распространенное заблуждение: "Если я получу карту резидента, разве в ней не будут указаны все мои старые данные о статусе резидента и регистрации?". Это очень распространенное заблуждение. Информация на текущей карте резидента и номер карты резидента в основном ограничивается "актуальной информацией", такой как текущее имя, гражданство, статус проживания и период пребывания.
С другой стороны, история прошлого может быть важна при подаче заявлений о натурализации, подтверждении гражданства, вступлении в брак, назначении пенсии по старости и оформлении наследства, например "дата вашего первого приезда в Японию", "какой статус вы имели в то время", "брак, развод, зарегистрированное имя в вашей родной стране".
Эта информация о прошлом обычно не сохраняется в текущих картах резидента и других документах. Именно здесь и пригодится использованиерегистрационная карточка иностранцаЭто "копия Свидетельство о регистрации иностранцев (ранее это была бухгалтерская книга, основанная на Законе о регистрации иностранцев) раньше находилось в ведении каждого муниципалитета, но после упразднения системы оно было передано Министерству юстиции, и данное лицо или определенные связанные с ним лица могут запросить доступ и копию в форме запроса о раскрытии информации.
Еще одно заблуждение заключается в том, что старые регистрационные данные больше нельзя получить из-за системы карт резидента. Хотя оригиналы документов не остаются навсегда, они хранятся в течение определенного периода времени, и есть случаи, когда их можно получить и в настоящее время. Другими словами, это тот ресурс, который вам стоит запросить в первую очередь, а не считать, что его все равно нет.

Юридические и скрининговые перспективы

Свидетельство о регистрации иностранца - это запись о статусе, месте проживания, статусе пребывания и т. д., которую иностранный житель сообщает в муниципалитет на основании прежнего Закона о регистрации иностранцев.9 В июле 2012 года была введена новая система управления пребыванием (система карт пребывания на основании Закона об иммиграционном контроле и признании беженцев и записи в базовых реестрах жителей), а прежняя система (Закон о регистрации иностранцев) была отменена. Закон о регистрации иностранцев) была отменена. В результате регистрационные карточки теперь находятся в централизованном ведении национального правительства (Министерства юстиции), а не муниципалитетов.

С точки зрения защиты персональных данных, такое "раскрытие оригинальной записи" в принципе ограничено запросами самого лица или лиц, которые, по мнению Министерства юстиции, имеют "законный интерес" (например, наследники, супруги, законные представители и т. д.). В ходе экспертизы проверяются (i) личность и отношения между запрашивающим и зарегистрированным лицом, (ii) законность цели использования и (iii) существующий статус записи.

Другими словами, необходимо указать конкретную цель обращения, например, "подготовить заявление о натурализации" или "подтвердить гражданство моего покойного отца", а не просто "я хочу знать, поэтому, пожалуйста, покажите мне".

сфера влияния

Существуют две основные типичные ситуации, в которых запрос на раскрытие регистрационной карты иностранца является проблематичным. Первая - это,Случаи, когда человек хочет проверить историю своего проживания в прошлом.(например, заявление о натурализации, разрешение на постоянное проживание, подтверждение проживания в прошлом в связи с изменением статуса). Другой вариант,Случаи, когда оставшиеся в живых члены семьи хотят проверить информацию о человеке, который уже умер, в отношении наследства или гражданства.Является.

В частности, в последнем случае вопросы "какое имя вы использовали в Японии" и "как записана история вашего брака" могут быть важны при разделе наследства и подтверждении гражданства и статуса. Если информация будет раскрыта, это может облегчить наследование и организацию иммиграционного учета и учета места жительства, так как историю болезни можно объяснить, связав ее с семейным реестром и реестром выселения в муниципальном управлении.

С другой стороны, раскрытие информации затруднено, когда отношения между заявителем и субъектом слабые (например, старые коллеги) или когда цель неоднозначна. Кроме того, записи могут быть уже уничтожены по истечении срока хранения. Поэтому, особенно если вы хотите получить информацию о покойном родителе, важно четко сформулировать цель запроса в письменном виде, например, для получения наследства, гражданства или изучения семейного реестра, и вместе подготовить подтверждающие документы.

решение

основная политика

Запросы на раскрытие регистрационной карты иностранца могут быть облегчены, если вы сначала организуете, для чего вам нужна карта, чьи записи вам нужны и кто в состоянии их запросить. На практике это выглядит следующим образом

(i) Натурализация, постоянное проживание и другие процедуры на имя лица → Запрос на имя лица (с документами, удостоверяющими личность).

(ii) Процедуры, связанные с покойным, такие как оформление наследства и семейного реестра → Запрос в качестве заинтересованной стороны, например, наследника или супруга (приложите копию семейного реестра или реестра на вывоз с указанием факта смерти, родственных отношений и т.д.).

(iii) Человек слишком стар или болен, чтобы переехать → Запрос с доверенностью, подтверждающей законные полномочия представлять человека + удостоверение личности представителя.
Главное - "с самого начала подготовить достаточно документальных доказательств, чтобы Министерство юстиции могло определить, что у вас есть "законный интерес"". Если вы не подготовите все должным образом, вас попросят представить дополнительные документы, что приведет к дополнительным затратам времени и сил.

Практические шаги

• Шаг 1: Проверка требований → сбор доказательств → проверка согласованности
  Прежде всего, запишите как можно больше информации на регистрационной карточке иностранца (например, своей или родственника): имя (включая кандзи/ромадзи/прошлое имя), дату рождения, статус проживания на тот момент и срок пребывания, чтобы помочь идентифицировать человека. Если существует несколько вариантов имени (например, девичья фамилия, общее имя, обозначение катаканой и т. д.), все они должны быть записаны.
  В то же время следует четко указать цель запроса (например, подготовка к натурализации, процедура наследования и т. д.) и предоставить документы, удостоверяющие личность, семейные реестры, реестры выбытия и документы, подтверждающие семейное положение.
• Шаг 2: Документация → Заявление → Ответ на исправление → Уведомление о результатах
  Подготавливается и подается бланк запроса на раскрытие информации в Министерство юстиции вместе с копиями необходимых документов (в принципе, действительного удостоверения личности, семейного реестра и т. д.). Основным способом подачи заявления часто является почтовое отправление. Министерство юстиции рассмотрит заявление и, при необходимости, может направить запрос (просьбу о внесении изменений), например, "Пожалуйста, добавьте этот материал, подтверждающий родство" или "Пожалуйста, объясните цель использования более конкретно". Важно с самого начала иметь в наличии достаточное количество соответствующих документов, чтобы вы могли дать соответствующий ответ. В результате вы получите уведомление о выдаче копии или отказе в выдаче (полном или частичном).
• Шаг 3: Подготовка упреждающих вопросов и писем с дополнительным мнением
  "Зачем вам нужна эта информация? Если ответ будет неоднозначным, раскрытие информации может быть не разрешено. Например, вместо выражения "Я хочу знать, какое имя использовал мой отец в Японии" лучше сказать "Для подтверждения имени, статуса проживания и периода пребывания моего отца в Японии, а также для включения этой информации в схему наследственных отношений. Мне, как наследнику, необходимо составить соглашение о разделе наследства", практически эффективно писать конкретно о цели и поводе использования. При необходимости административный служащий может приложить дополнительное заключение (заявление о цели).

Распространенные подводные камни

Типичные камни преткновения включают
/ Запрос затягивается, потому что человек был зарегистрирован под своей девичьей или обычной фамилией, но написал только свою нынешнюю паспортную фамилию, что делает невозможным его идентификацию.
/ "Я являюсь родственником", но к заявлению не прилагается никаких документов, подтверждающих родство, например, семейная книга, выписка из семейной книги или свидетельство о рождении. В результате законность интереса не может быть подтверждена.
Æ Цель использования - только "я просто хочу знать на данный момент". → Если цель использования неясна, информация не может быть раскрыта с точки зрения защиты данных.
...излишняя уверенность в сохранности регистрационных оригиналов. Если они уже уничтожены (например, истек срок хранения), ответ будет "записи нет", независимо от того, насколько корректной будет процедура запроса. Этого не избежать, поэтому важно действовать как можно скорее.
В конечном счете: "Могу ли я претендовать?". Для чего используются документы? "Достаточно ли у меня материалов для идентификации личности?" Самый короткий путь - выяснить эти три момента до подачи документа.

необходимые документы

Этот раздел составлен по трем типичным схемам (запрос лично / запрос через родственников / запрос по доверенности). Во всех случаях запрос должен быть подан в Министерство юстиции (компетентный департамент), и в основном запрос должен быть отправлен по почте. При подаче запроса достаточно ксерокопии, но не используйте старые копии семейных реестров, реестров выселения и т. д., так как от них могут потребовать "актуальности" или "подтверждения всех фактов".

документы	Цель.	Источник/создано.	важный момент
форма запроса на раскрытие информации	Укажите, кто и какие записи запрашиваются и с какой целью	Самостоятельно составленные для подачи в Министерство юстиции (примеры форм имеются).	Подробно запишите конкретную информацию, например, псевдонимы, девичью фамилию, дату рождения и т.д.
документ, удостоверяющий личность	Подтверждение того, что истец является лицом/легитимной стороной	Карта резидента, специальный сертификат постоянного жителя, паспорт и т.д.	Должен быть действительным или иметь фотографию и подтвержденную дату рождения.
Копия семейного реестра, копия реестра на вывоз и т.д.	Подтверждение того, что вы являетесь выжившим членом семьи или другим лицом, от которого получена информация о покойном.	Муниципалитет проживания	Представьте копию преемственности. Если старые семейные реестры сами по себе не связаны, необходимо предоставить несколько типов.

документы	Цель.	Источник/создано.	важный момент
доверенность	Подтверждение полномочий агента (например, административного работника) на выполнение процедуры.	Подготовлено и подписано самим человеком (или заинтересованной стороной, например, наследником)	Отсутствие подписи, печати и даты может считаться недействительным.
Заявление о цели использования	Конкретное описание того, для чего будет использоваться информация	Допускаются необязательные формы (часто их готовит административный сотрудник).	"Приложения к заявлению о натурализации", "Основание для карты наследования" и т.д., в частности.
Обратный конверт и марки	Для возврата уведомления о результатах и доставки копий	Подготовлено истцом	Четко укажите свое имя и адрес. Неполная информация приведет к тому, что товар возврату не подлежит.

• Следуйте указаниям о том, требуется ли оригинал или ксерокопия. Как правило, ксерокопии удостоверения личности приемлемы, но в некоторых случаях могут потребоваться оригиналы документов или нотариально заверенные переводы.
• Если имя, указанное в карточке резидента или паспорте, отличается от имени, зарегистрированного в прошлом (девичье имя или общее имя), приложите документы, подтверждающие эту связь (например, свидетельство об использовании общего имени, свидетельство о браке), чтобы облегчить идентификацию.
• Отсутствие даты, печати и подписи - самый распространенный недостаток. Удивительно, но многие формы доверенностей отправляются с незаполненными датами, что приводит к их возврату.

Дополнительная информация и примечания

Запросы на раскрытие информации, касающейся умерших лиц, могут быть отклонены по соображениям защиты частной жизни, если невозможно разумно объяснить, почему информация необходима для подтверждения наследства или гражданства. Например, запрос может быть отклонен просто потому, что "я просто хочу узнать историю проживания моего отца в прошлом". Как правило, легче вынести решение, если в запросе указана юридическая или административная необходимость, например "мне нужно точно указать статус проживания моего отца в соглашении о разделе наследства, чтобы разделить его имущество" или "мне нужно подтвердить статус проживания и имя моего отца в Японии в связи с приобретением гражданства (подтверждение резервирования или потери гражданства)".
Кроме того, Министерство юстиции может тщательно проверить, действительно ли человек умер и являетесь ли вы его наследником, поэтому будьте готовы к тому, что связь между семейным реестром, реестром выбытия и свидетельством о рождении является единой линией. Если какая-либо из связей нарушена, вам придется сделать дополнительный запрос (например, получить семейный регистр из другого муниципалитета).

Процедуры

Основная процедура запроса на раскрытие регистрационной карты иностранца выглядит так: "запрос по почте → рассмотрение в Министерстве юстиции → отправка результата". Онлайн-заявки часто не предусмотрены, и вы не можете рассчитывать на то, что получите результат в тот же день, если обратитесь непосредственно в кассу. Поэтому ее следует рассматривать как подготовительную процедуру, когда необходимые документы готовятся заранее и подаются вместе в конверте.

1. Требования к проверке → подготовка документов → заявление → экзамен → результат

сцена	(в) ответе (за область ответственности, но не обязательно за руководство персоналом)	Примерная продолжительность	контрольно-пропускной пункт
Подтверждение требований	Заявитель/административный сотрудник	1-3 дня.	Достаточно ли идентифицирующей информации субъекта (имя, дата рождения и т. д.) / Понятна ли цель запроса?
подготовка документов	Заявитель/работодатель/родственник	3-14 дней.	Полностью ли заполнены/истекли ли сроки действия семейных реестров, реестров на вывоз, доверенностей и других соответствующих документов?
Применение и отбор	Заявитель/Министерство юстиции	Недели до.	Четкая контактная информация, чтобы на дополнительные запросы можно было ответить незамедлительно.

Пример претензии

Случай 1: Случаи, когда заявитель сам подает прошение о натурализации.

фон: Человек, много лет проработавший в Японии, собирался получить японское гражданство (подать заявление на натурализацию). Однако у него не было на руках старого паспорта или справки о месте жительства.
поддержкаБыла собрана следующая информация: запрос на раскрытие регистрационной карты иностранца был подан на имя человека, были установлены имя (включая старое написание), дата рождения, прежний статус проживания и первая дата прибытия в Японию. Для уточнения личности заявителя были также подготовлены копии текущей карты проживания и свидетельства о проживании.
Результат.: Министерство юстиции предоставило нам копию оригинала сертификата, что позволило подтвердить историю прошлого статуса резидента и историю проживания. Это позволило точно указать "Список иммиграции и истории проживания" в документах на натурализацию и сократить бремя дополнительных объяснений.

Если вы пытаетесь заполнить прошлую информацию "по памяти", вам часто приходится вносить исправления позже, но если вы используете оригинальные записи в качестве основы, вы можете представить документы, которые будут соответствовать друг другу с самого начала.

Пример 2: Случаи, когда информацию об умершем родителе хотели использовать для получения наследства, но цель была неясна.

фон: Заявитель попросил раскрыть его регистрационную карточку иностранца, заявив, что хочет узнать, в каком статусе проживал в Японии его покойный отец. Однако он не приложил никаких конкретных документов, касающихся его наследства.
проблема: С точки зрения Министерства юстиции, невозможно определить, является ли это "подлинным интересом" или "необходимостью для судебного разбирательства". Кроме того, отсутствовали семейные реестры и свидетельства о рождении, подтверждающие родство заявителя с его умершим отцом.
ударЕсли цель неоднозначна и интерес не может быть проверен, раскрытие может быть не разрешено по соображениям защиты данных или может быть предоставлено в значительно затемненном виде.

Они должны были четко указать, что готовятся к наследованию, объяснить, что для подготовки наследственного договора им необходимо установить официальное имя и место жительства отца, а также приложить документы, подтверждающие родство родителей и детей в семейном реестре, реестре выселения и свидетельстве о рождении.

Случай (iii): случаи, когда ребенок подает иск от имени пожилого человека.

ситуация: Пожилой человек, чей японский недостаточно хорош, может захотеть проверить свою старую регистрационную информацию для таких процедур, как подача заявления на получение собственного разрешения на постоянное проживание или переход на специальный сертификат постоянного жителя.
поддержкаК заявлению следует приложить доверенность, подписанную заинтересованным лицом, копию документа, удостоверяющего личность, и удостоверение личности доверенного лица (например, ребенка). При необходимости следует приложить краткое заявление о необходимости доверенного лица (например, по состоянию здоровья).
точка: Важно, чтобы доверенность была четко датирована, подписана и ясно указывала цель и предмет доверенности. Само по себе выражение "я хочу взять ее от имени" является слабым; легче судить, если вы включите конкретику, например "для подачи материалов на получение постоянного вида на жительство".

Если доверенность в порядке, человеку не всегда нужно лично идти в государственное учреждение или министерство юстиции. Это особенно полезно в тех случаях, когда человек слишком стар или нездоров, чтобы выходить из дома.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Вопрос 1: Что такое "регистрационная карта иностранца"? Чем она отличается от нынешней карты резидента?

Свидетельство о регистрации иностранца - это своего рода базовая бухгалтерская книга, которая создается и ведется муниципалитетом для каждого иностранного жителя в соответствии с бывшим Законом о регистрации иностранцев. В нем фиксируются имя, дата рождения, национальность/регион, статус проживания, срок пребывания, история адресов и т. д. После введения действующей системы карточек резидента (основанной на Законе об иммиграционном контроле) и базовой системы реестра резидентов орган управления был передан Министерству юстиции, и данное лицо или законная заинтересованная сторона может получить копию через процедуру, называемую "запрос на раскрытие информации". Этот документ используется в качестве дополнительного в тех случаях, когда только текущая карта резидента или карта резидента не дает информации о прошлой истории.

Вопрос 2. Может ли кто-нибудь претендовать на долю? Могу ли я взять долю моего друга?

Нет. Информация не является общедоступной. Как правило, только "лицо, о котором идет речь", или "лицо, признанное Министерством юстиции имеющим законный интерес", может подать заявление, поскольку оно содержит персональные данные. К интересам относятся такие случаи, как: заключение соглашения о разделе имущества в качестве наследника, подтверждение статуса супруга или ведение дел в качестве законного представителя. Раскрытие информации из простого интереса или в исследовательских целях третьих лиц, скорее всего, будет запрещено.

Q3. Какую информацию можно получить? Будет ли все это обнародовано в нынешнем виде?

В основном это имя на момент регистрации (в некоторых случаях включая записи о псевдонимах и девичьих фамилиях), дата рождения, гражданство и регион, статус проживания и срок пребывания, история адресов и т. д. Однако, с точки зрения защиты персональных данных, информация о третьих лицах, не имеющих прямого отношения к заявителю, или очень частная информация может быть затемнена (замаскирована). Кроме того, если сама запись не сохранилась по причине истечения срока хранения или по другим причинам, ответ может быть таким: "нет соответствующей записи".

Q4: Что является самым большим камнем преткновения в документации, которую вам приходится готовить?

Самая распространенная причина - отсутствие документов, подтверждающих родство. Например, если вы хотите получить оригиналы записей об умершем родителе, но у вас нет семейного реестра, реестра выселения или свидетельства о рождении, связывающих заявителя с этим родителем, Министерство юстиции спросит: "Вы действительно являетесь наследником? Действительно ли вам нужны эти записи?". Министерство юстиции не может принять решение о том. Важно заранее подать несколько семейных реестров, выписок, свидетельств о рождении с переводами и т. д. вместе, чтобы отношения между родителями и детьми, супругами и наследниками составляли единую линию.

Q5. Когда я должен подать заявление? Можно ли это сделать позже?

Как правило, "запрашивайте его сразу же, как только решите, что он вам нужен". Это связано с тем, что регистрационные листки иностранцев не обязательно хранятся вечно и могут быть уничтожены по истечении определенного периода времени. В частности, риск того, что вы не сможете получить информацию о лицах, которые проживали в стране в течение десятилетий или уже умерли, возрастает тем больше, чем больше времени проходит. Если вы планируете в будущем использовать информацию для официальных процедур, таких как подача заявления на натурализацию, получение постоянного вида на жительство или оформление наследства, рекомендуется сначала хотя бы проверить наличие оригинала справки.

Справочные законы и источники

• Просьбы о раскрытии регистрационной карты иностранца
• Процедуры получения вида на жительство в Агентстве по делам иммиграции и гражданства

резюме

Свидетельство о регистрации иностранца - это чрезвычайно важная запись, позволяющая подтвердить "историю проживания в прошлом", "имя, используемое в Японии" и "статус первого прибытия в Японию", которые невозможно найти в текущей карте резидента или карточке резидента. Получение свидетельства как можно раньше поможет избежать проблем в дальнейшем не только для человека, готовящегося к натурализации, постоянному проживанию или изменению статуса проживания, но и для членов семьи, проверяющих наследство или статус умерших родственников.
Сама процедура проходит в основном по почте, но ключевую роль играет подготовка документов, которые четко демонстрируют отношения и цели. Вы можете проконсультироваться еще на этапе "Могу ли я получить это?". Если вы не уверены, поделитесь своей ситуацией с экспертом.

▶ См. страницу знакомства с офисом.

Запросы и доступ

Адвокатский кабинет Хориути Гёсэйшоси (офис Синдзюку, Токио)）
Представитель Юкико Хориучи, административный подьячий

• Принадлежит к отделению Синдзюку Токийской ассоциации административных подьячих.
• Токийское управление по делам иммиграции и проживания Агентство по подаче заявлений Адвокат Гёсэйсёси
• Член Организации по содействию трудоустройству за рубежом (FESO)

Доступ: в 5 минутах ходьбы от станции Higashi Shinjuku / в 8 минутах ходьбы от станции Shin-Okubo / в 12 минутах ходьбы от станции Okubo

▶ См. страницу знакомства с офисом.

*Эта статья предназначена только для общего ознакомления, а окончательные решения должны приниматься экспертами в соответствии с последними законодательными нормами.