Mengajukan permohonan visa pelajar ke Jepang dan gambaran besarnya

Pada prinsipnya, jika Anda ingin belajar terus menerus di sekolah Jepang (sekolah bahasa Jepang, sekolah kejuruan, universitas, sekolah pascasarjana, dll.) Selama lebih dari 90 hari, Anda harus memiliki status tempat tinggal "Mahasiswa". Ini disebut sebagai 'visa pelajar', tetapi tepatnya, ini adalah prosedur dua tahap: pertama, Sertifikat Kelayakan (COE) diperoleh, dan kemudian visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau konsulat jenderal Jepang di negara asal.

Artikel ini ditujukan untuk 'mereka yang berpikir untuk belajar di Jepang' dan 'mereka yang telah diminta oleh sekolah mereka untuk menyiapkan dokumen untuk aplikasi COE',Proses pengajuan visa pelajar, dokumen yang diperlukan, perkiraan waktu dan pertanyaan yang sering diajukanKami akan mengatur informasi sekonkret mungkin. Secara khusus, kami mencoba membuat konten yang mudah divisualisasikan bagi mereka yang sedang mempertimbangkan studi penuh waktu di universitas atau sekolah pascasarjana, dan bagi mereka yang datang ke Jepang untuk belajar setelah pengalaman kerja.

0. Poin pertama yang perlu diingat (ringkasan).

• Pada prinsipnya, status "Mahasiswa" diperlukan jika belajar di Jepang lebih dari 90 hari.
• Dalam kebanyakan kasus, sistem dua tahap di mana pemohon terlebih dahulu menerima COE (Certificate of Eligibility) dan kemudian mengajukan permohonan visa di kedutaan.
• Dokumen dibagi menjadi dua kategori: dokumen yang disiapkan oleh sekolah dan dokumen yang disiapkan oleh individu/keluarga.
• Faktor kunci dalam proses penyaringan adalah apakah siswa memiliki "cukup uang untuk hidup di Jepang" serta tujuan studi yang jelas.
• Baru-baru ini, telah terjadi peningkatan format aplikasi COE di universitas dan sekolah pascasarjana, di mana aplikasi COE dibuat oleh pemohon atau oleh petugas administrasi.

Berdasarkan asumsi-asumsi ini, kita akan melihat masing-masing secara lebih rinci di bawah ini.

1. Rangkuman singkat mengenai perbedaan antara COE dan visa

Hal pertama yang sering membingungkan adalah perbedaan antara Sertifikat Kelayakan (COE) dan visa.

• Sertifikat Kelayakan (COE)Dokumen yang menyatakan hasil pemeriksaan awal oleh Kantor Imigrasi dan Kependudukan tentang apakah pemohon memenuhi syarat untuk masuk dan tinggal di Jepang.
• VisaKedutaan Besar atau Konsulat Jenderal mengeluarkan 'izin masuk' untuk memasuki Jepang.

Dalam banyak kasus studi di luar negeri,(1) Dapatkan COE dari Kantor Imigrasi dan Kependudukan di Jepang → (2) Ajukan permohonan visa di kedutaan besar atau konsulat jenderal negara asal Anda dengan melampirkan COE → (3) Dapatkan kartu penduduk setelah memasuki Jepang.Prosedur ini dilakukan dengan urutan sebagai berikut.

2. Langkah-langkah dasar untuk mendapatkan visa pelajar

Proses untuk mendapatkan visa pelajar di Jepang adalah sebagai berikut.

1. Memilih dan mendaftar (mengirimkan formulir aplikasi) untuk belajar di luar negeri
2. Penerimaan sekolah (mis. tinjauan dokumen dan wawancara)
3. Setelah lulus ujian, ajukan permohonan Sertifikat Kelayakan (COE) melalui sekolah atau melalui perorangan atau petugas administrasi.
4. Pemeriksaan oleh pihak imigrasi dan imigrasi (biasanya 1-3 bulan).
5. Setelah COE diterbitkan, ajukan permohonan visa di kedutaan besar atau konsulat jenderal Jepang di negara asal Anda.
6. Setelah visa diterbitkan, masuklah ke Jepang dan ambil kartu penduduk Anda di bandara.

Dalam banyak kasus,Permohonan COE ke Kantor Imigrasi dan Kependudukan dilakukan 'melalui sekolah'.Di satu sisi, sekolah hanya menyiapkan dokumen yang diperlukan. Di sisi lain, di beberapa universitas dan sekolah pascasarjana, sekolah hanya menyiapkan dokumen yang diperlukan,Permohonan kepada pihak imigrasi dan migrasi dilakukan oleh pemohon atau petugas administrasi.Ada juga yang memiliki pola. Dalam kasus seperti itu, sebaiknya Anda mengkonfirmasi pembagian peran antara pemohon dan petugas administrasi sedini mungkin.

3. Siapa yang menyiapkan dokumen yang mana? Mengatur pembagian peran

Ketika mengajukan visa belajar, ada perbedaan yang jelas antara 'dokumen yang harus disiapkan oleh sekolah' dan 'dokumen yang harus disiapkan oleh pemohon dan keluarganya'. Pertama, mari kita lihat gambarannya secara keseluruhan.

klasifikasi	Dokumen utama.	Dipersiapkan oleh.
berhubungan dengan sekolah	Surat penerimaan, formulir permohonan sertifikat kelayakan (disiapkan oleh sekolah), rencana pelajaran, jadwal, profil sekolah, dll.	sekolah
Informasi dasar tentang orang tersebut	Fotokopi paspor, foto, CV, ijazah pendidikan terakhir, bukti belajar bahasa Jepang, dll.	pemohon sendiri
Pendanaan dan penggantian biaya	Sertifikat saldo bank, bukti pendapatan, bukti pekerjaan, pernyataan jadwal pengiriman uang, dll.	Pemohon sendiri/sponsor biaya
Hubungan Keagenan	Surat kuasa untuk agen administrasi yang menangani aplikasi, salinan paspor/kartu identitas, dll.	Pemohon sendiri + petugas administrasi

Disusun sebagai sebuah kalimat, bunyinya adalah sebagai berikut.

• Dokumen-dokumen yang harus disiapkan oleh sekolah.Sekolah: Surat penerimaan, formulir permohonan sertifikat kelayakan (untuk sekolah), rencana pelajaran, jadwal, profil sekolah, dll.
• Dokumen yang harus disiapkan oleh pemohon sendiri.Salinan paspor, foto, CV, ijazah pendidikan terakhir, bukti belajar bahasa Jepang, dll.
• Dokumen yang harus disiapkan oleh orang/keluarga yang menanggung biayaDokumen-dokumen berikut ini diperlukan: bukti saldo bank, bukti pendapatan, bukti pekerjaan, pernyataan jadwal pengiriman uang, dll.
• Dokumen yang terkait dengan agenDokumen-dokumen berikut ini diperlukan: surat kuasa kepada agen administrasi untuk aplikasi, salinan paspor/kartu identitas, dll.

Jika ada ketidakjelasan tentang 'siapa yang menyiapkan apa', kurangnya dokumentasi dapat diketahui tepat sebelum pengajuan.Buatlah daftar peran sekolah, individu, dan petugas administrasi di awal.adalah langkah pertama menuju proses aplikasi yang lancar.

4. dokumen utama yang harus disiapkan oleh individu (secara rinci).

4-1. dokumen yang berkaitan dengan orang yang bersangkutan

• Fotokopi paspor yang masih berlaku (halaman identitas)
• Foto wajah (umumnya 4 cm (panjang) x 3 cm (lebar) / diambil dalam tiga bulan terakhir, tanpa topi, tanpa latar belakang)
• Riwayat hidup (dengan latar belakang akademis dan profesional dalam bahasa Jepang atau Inggris)
• Sertifikat kelulusan / transkrip nilai dari sekolah terakhir yang diikuti.
• Dokumentasi riwayat belajar bahasa Jepang (misalnya sertifikat kelulusan sekolah bahasa Jepang, sertifikat JLPT, sertifikat kelulusan kursus online, dll.: jika diperlukan).
• Jika ada riwayat tinggal di Jepang sebelumnya, dokumen yang menunjukkan rinciannya (mis. Salinan kartu penduduk sebelumnya).

Dalam kasus di mana seorang pekerja meninggalkan perusahaan untuk belajar di luar negeri, penjelasan singkat tentang tujuan studi dan rencana karier, seperti 'mengapa Anda belajar saat ini', akan membantu menyampaikan konsistensi dalam detail aplikasi.

4-2. Dokumen yang berkaitan dengan biaya hidup di Jepang

Belajar di Jepang membutuhkan biaya tertentu, termasuk biaya hidup dan biaya kuliah. Kantor Imigrasi dan Imigrasi,"Apakah saya benar-benar memiliki cukup uang untuk membayar biaya kuliah dan biaya hidup di Jepang?Penilaian akan berfokus pada hal-hal berikut

• Sertifikat saldo bank (atas nama orang atau orang yang membayar biaya)
• Surat keterangan kerja dan pendapatan orang yang bertanggung jawab untuk membayar biaya
• Surat keterangan penghasilan, surat keterangan pajak, dll. (nama berbeda-beda di setiap negara/wilayah)
• Pernyataan tertulis yang menjelaskan jadwal pengiriman dan penerimaan uang (mis. siapa yang akan mengirim uang, dari rekening mana, seberapa sering, dll.)

Jenis dokumen.	Tujuan dan poin yang harus diperiksa
sertifikat bank	Stabilitas dan kesinambungan dana diperiksa untuk memastikan bahwa saldonya cukup untuk membayar biaya sekolah dan biaya hidup, dan tidak ada setoran yang tinggi secara tiba-tiba.
Bukti pekerjaan dan pendapatan	Pekerjaan dan tingkat pendapatan sponsor keuangan merupakan faktor penentu apakah sponsor dapat terus mendukung studi siswa di Jepang.
Sertifikat pendapatan dan pajak	Kinerja pendapatan masa lalu dan pembayaran pajak juga diperiksa, termasuk apakah konsisten dengan apa yang telah dinyatakan dan apakah ada utang yang berlebihan.
Catatan penjelasan tentang jadwal pengiriman uang.	Dokumen ini digunakan untuk mengatur siapa yang mengirim uang ke Jepang, bagaimana dan seberapa sering, dan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang biaya hidup.

Jumlah yang dibutuhkan tergantung pada sekolah, biaya sekolah dan rencana lama tinggal, tetapi secara umum,Saldo yang setara dengan setidaknya satu tahun biaya pendidikan ditambah biaya hidup satu tahunDisarankan untuk mempersiapkan sebuah Panduan sekolah dan contoh kasus dari berbagai otoritas lokal dapat membantu dalam memperkirakan biaya hidup.

Juga,Jika sejumlah besar uang telah disetorkan dalam waktu dekatSebaiknya Anda memiliki catatan pengiriman uang atau salinan buku bank yang menjelaskan sumber dana.

5. gambar dokumen yang akan diserahkan kepada pihak imigrasi

Kumpulan dokumen aplikasi yang diserahkan kepada otoritas imigrasi umumnya terdiri dari yang berikut ini.

• aplikasi tertulispermohonan sertifikat kelayakan (belajar di luar negeri).
• dokumen terkait sekolahInformasi berikut ini tersedia: surat penerimaan siswa baru, rencana pelajaran, jadwal, profil sekolah, dll.
• Dokumen pribadi dan keluargaInformasi berikut ini tersedia: riwayat hidup, bukti pendidikan, bukti hubungan keluarga, dll.
• Dana dan pengeluaran terkaitBukti: saldo rekening bank, bukti pendapatan, bukti pekerjaan, jadwal pengiriman uang, dll.
• Dokumen yang terkait dengan agensurat kuasa kepada petugas administrasi, salinan sertifikat pemberitahuan syafaat, dll.

Dalam praktiknya, jumlah dokumen yang diperlukan dapat bertambah atau berkurang tergantung pada negara, situasi keluarga Anda, dan masa tinggal Anda sebelumnya di Jepang. Misalnya, jika Anda pernah tinggal di Jepang di masa lalu dengan status visa yang berbeda, atau jika keluarga Anda sudah tinggal di Jepang, Anda mungkin akan diminta untuk memberikan dokumen tambahan.

6. Pengaturan waktu dan ketepatan waktu aplikasi

Untuk sebagian besar sekolah di Jepang, 'pendaftaran April' dan 'pendaftaran Oktober' adalah hal yang umum. Jadwal untuk mengajukan permohonan COE untuk setiap periode masuk adalah sebagai berikut.

Periode pendaftaran	waktu	Prosedur utama
Pendaftaran bulan April	Agustus-Oktober tahun sebelumnya.	Pendaftaran dan seleksi sekolah (mis. tinjauan dokumen, wawancara)
Pendaftaran bulan April	November-Desember tahun sebelumnya.	Keputusan penerimaan, persiapan dokumen aplikasi COE.
Pendaftaran bulan April	Dec-Jan.	Aplikasi COE ke Kantor Imigrasi dan Emigrasi.
Pendaftaran bulan April	Februari-Maret.	Penerbitan COE dan aplikasi visa (kedutaan dan konsulat jenderal)
Pendaftaran bulan April	April.	Masuk ke Jepang dan pendaftaran
Pendaftaran Oktober	Feb-Apr.	Pendaftaran dan seleksi sekolah
Pendaftaran Oktober	Mei-Juni.	Keputusan penerimaan, persiapan dokumen aplikasi COE.
Pendaftaran Oktober	Juni-Juli.	Aplikasi COE ke Kantor Imigrasi dan Emigrasi.
Pendaftaran Oktober	Agustus-September.	Penerbitan COE dan aplikasi visa
Pendaftaran Oktober	Oktober	Masuk ke Jepang dan pendaftaran

Tenggat waktu yang sebenarnya berbeda-beda di setiap sekolah,'Dokumen mana yang harus diserahkan paling lambat?Sangat penting untuk memeriksa hal-hal berikut sesegera mungkin Khususnya, dokumen yang memerlukan dokumen asli yang harus dipesan dari luar negeri (misalnya ijazah kelulusan, surat keterangan hubungan keluarga) mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk diterbitkan.

7. Pertanyaan umum dan hal-hal yang perlu diperhatikan saat mengajukan visa pelajar

7-1. Berapa lama saya dapat bekerja paruh waktu?

Sebagai aturan umum, status kependudukan "Belajar di Luar Negeri" saja tidak memungkinkan untuk bekerja, tetapi dengan mendapatkan "Izin untuk Terlibat dalam Kegiatan selain yang Diizinkan oleh Status Kependudukan",Tidak lebih dari 28 jam per mingguKerja paruh waktu diizinkan dalam kisaran hingga 8 jam per hari (pengecualian khusus berlaku, misalnya hingga 8 jam per hari selama liburan panjang). Namun, kerja paruh waktu yang mengganggu studi dapat mempengaruhi kelanjutan studi, sehingga diperlukan keseimbangan di mana studi adalah fokus utama.

7-2. Sumber dana sangat penting

Meskipun ada sejumlah besar uang pada sertifikat saldo bank, pihak imigrasi mungkin akan meminta penjelasan tentang 'sumber dana', misalnya jika ada setoran dalam jumlah besar yang dilakukan secara tiba-tiba pada menit-menit terakhir. Jika memungkinkan,Siapkan dana secara sistematis dari waktu ke waktu.diinginkan.

7-3. Riwayat masa lalu dan status kependudukan di Jepang juga akan diperiksa.

Jika Anda pernah melanggar status kependudukan Anda di Jepang di masa lalu (misalnya, bekerja secara ilegal, tinggal melebihi batas waktu, dll.) atau memiliki riwayat tidak merespons pertanyaan dari Kantor Imigrasi dan Kependudukan dengan baik, proses penyaringan mungkin akan menjadi lebih berat. Jika Anda memiliki keadaan yang mengkhawatirkan, kami sarankan Anda untuk berkonsultasi dengan spesialis terlebih dahulu.

7-4. Apa yang terjadi jika aplikasi ditolak?

Jika aplikasi COE ditolak, dalam beberapa kasus, Anda dapat mengajukan permohonan kembali, tergantung pada alasan penolakan. Namun, hal ini dikarenakan pengajuan berulang dengan detail yang sama sering kali tidak mengubah hasilnya,Menganalisis alasan penolakan dan mempertimbangkan untuk mengajukan permohonan kembali setelah memilah-milah area mana yang perlu ditingkatkan.itu penting.

8. keuntungan menyewa pengacara administrasi

Saat ini, sekolah tidak mengajukan permohonan COE dalam jumlah besar,Hanya sekolah yang menyiapkan dokumen yang diperlukan, sedangkan aplikasi ke Kantor Imigrasi dan Kependudukan ditangani oleh pemohon atau pengacara administratif.Hal ini juga semakin meningkat dalam bentuk

Dalam kasus seperti itu, meminta administrator agen aplikasi memiliki keuntungan sebagai berikut

• Mampu memeriksa kelengkapan dokumen sebelum diserahkan dan memperbaiki setiap kekurangan atau kurangnya penjelasan
• Pemohon tidak harus datang sendiri ke kantor imigrasi, tetapi petugas administrasi dapat mengajukan permohonan atas nama mereka.
• Mampu mengatur formulir aplikasi dan penjelasan biaya yang dikeluarkan, berdasarkan poin-poin penting dari proses peninjauan.
• Menanggapi pertanyaan dari otoritas imigrasi secara profesional, bahkan ketika hasilnya sedang menunggu keputusan
• Jika terjadi penolakan, nasihat profesional tersedia untuk menganalisis alasan dan tindakan selanjutnya.

9. Proses untuk berkonsultasi dengan kantor kami (contoh)

Kantor kami menawarkan proses berikut untuk mengajukan visa pelajar, termasuk untuk masuk ke universitas atau studi pascasarjana.

1. Konsultasi melalui formulir kontak, email, dll.
2. Wawancara melalui email atau wawancara online (sekolah pilihan, waktu masuk, riwayat pribadi, perencanaan keuangan, dll.)
3. Informasi mengenai kemungkinan risiko dan dokumen serta kutipan yang diperlukan
4. Setelah permintaan, periksa dan ubah dokumen dan siapkan berkas aplikasi lengkap
5. Tindak lanjut aplikasi ke otoritas imigrasi dan hasilnya
6. Informasi mengenai tindakan pencegahan terkait pengajuan visa di Kedutaan Besar setelah COE diberikan.

Dibandingkan dengan mengajukan permohonan sendiri, kami sangat mementingkan persiapan dokumen dengan cara yang sesuai dengan keadaan pemohon, sekaligus mengurangi risiko kelalaian atau kurangnya penjelasan dokumen.

Ringkasan: Persiapan awal dan dokumentasi yang akurat adalah kunci untuk mendapatkan visa belajar yang sukses.

Mengajukan permohonan visa pelajar ke Jepang melibatkan beberapa langkah, termasuk memilih sekolah, menyiapkan biaya sekolah dan biaya hidup, menyiapkan dan menerjemahkan dokumen, serta mengajukan permohonan ke Kantor Imigrasi dan Kependudukan.

Secara khusus,

• Perencanaan keuangan dan bukti biaya hidup dan biaya sekolah.
• Organisasi pendidikan dan sejarah pembelajaran bahasa Jepang
• Pembagian peran antara dokumen sekolah dan dokumen individu.

Seluruh proses aplikasi akan lebih mudah diikuti jika Anda mengingat hal-hal berikut ini dengan baik.

Jika Anda ingin mengetahui dokumen apa saja yang diperlukan dalam kasus Anda, atau jika Anda ingin berkonsultasi dengan ahli untuk visa studi pascasarjana, silakan berkonsultasi dengan ahli sesegera mungkin untuk memastikan bahwa Anda tidak melewatkan waktu yang tepat untuk mendaftar.

Pertanyaan dan akses

Kantor Ahli Menulis Administrasi Horiuchi (Shinjuku, Tokyo)
Kepada: Ahli menulis administrasi Yukiko Horiuchi
Afiliasi: Asosiasi Ahli Menulis Administrasi Tokyo, Cabang Shinjuku
Agen Aplikasi Kantor Imigrasi dan Kantor Kependudukan Tokyo Pengacara Gyoseishoshi
Anggota Organisasi Pendukung Ketenagakerjaan Asing (FESO)

▶ Lihat halaman profil kantor.

Akses:
5 menit berjalan kaki dari Stasiun Higashi Shinjuku di Tokyo Metro Fukutoshin Line.
Jalan kaki 8 menit dari Stasiun Shin-Okubo di Jalur JR Yamanote.
Jalan kaki 12 menit dari Stasiun Okubo di Jalur JR Chuo/Sobu.

*Artikel ini adalah komentar umum berdasarkan dokumen yang dipublikasikan. Persyaratan dan dokumen yang diperlukan mungkin berbeda untuk setiap kasus. Pastikan untuk menanyakan kepada otoritas publik dan para ahli untuk mengetahui operasi dan detail terbaru.