¿Qué es una solicitud de divulgación de una tarjeta de registro de extranjeros?

Solicitud de divulgación de la tarjeta de registro de extranjeros|Para quienes necesiten su "antiguo registro de residencia" para la naturalización o la verificación de identidad.

Solía estar registrado como extranjero en Japón, pero no tengo ninguna tarjeta o registro de mi situación de residencia. Sin embargo, me gustaría demostrar mi historial de residencia anterior para los trámites de naturalización, residencia permanente, herencia y matrimonio": este tipo de consulta es habitual en la práctica.
Este artículo explica, de la forma más concreta posible desde la perspectiva de un escribano administrativo, cómo puede una persona, un familiar o un representante solicitar al Ministerio de Justicia que divulgue y obtenga una tarjeta de registro de extranjeros con arreglo a la antigua Ley de Registro de Extranjeros.

Una copia de la tarjeta de registro de extranjero puede ser el único documento que puede demostrar la "situación de residencia anterior", la "fecha de la primera llegada a Japón", "cuestiones de situación en el país de origen", etc., que no pueden confirmarse con la tarjeta de residente o la tarjeta de residencia actuales. Es un documento especialmente importante a la hora de solicitar la naturalización o confirmar la herencia o la nacionalidad tras el fallecimiento. Este artículo le ayudará a saber quién, cuándo, dónde y qué debe presentar.

Índice

Puntos clave de este artículo.

  • El Certificado de Registro de Extranjeros es un registro que mantiene el municipio de conformidad con la antigua Ley de Registro de Extranjeros y que ahora conserva el Ministerio de Justicia, y la persona o determinados familiares pueden solicitar una copia presentando una "solicitud de divulgación".
  • La solicitud debe ir acompañada de una "prueba de parentesco", como documentos de identidad y, en el caso de personas fallecidas, una copia del libro de familia o del registro de defunción. Si los documentos son insuficientes, el Ministerio de Justicia puede solicitar una modificación (presentación de documentos adicionales).
  • La divulgación de los documentos originales es útil para las solicitudes de naturalización, permisos de residencia permanente, prueba del estatuto de residencia, trámites matrimoniales, confirmación de relaciones sucesorias, etc. En algunos casos, los documentos pueden no conservarse tras un periodo de retención u otros motivos, por lo que es seguro solicitarlos lo antes posible.

La tarjeta de registro de extranjeros es.

En primer lugar, hay un error muy común: "si obtengo una tarjeta de residencia, ¿no me dirá todos mis antiguos datos de residencia y registro?". Se trata de un error muy común. La información que figura en la tarjeta de residencia actual y en el número de la tarjeta de residencia se limita básicamente a la "información actualmente válida", como el nombre actual, la nacionalidad, la situación de residencia y el periodo de estancia.
Por otro lado, los antecedentes pueden ser importantes en las solicitudes de naturalización, confirmación de la nacionalidad, matrimonio, pensión de vejez y procedimientos sucesorios, como "la fecha en que llegó a Japón por primera vez", "en qué situación se encontraba en ese momento", "matrimonio, divorcio, nombre registrado en su país de origen".
Esta información del pasado no suele conservarse en las tarjetas de residencia actuales ni en otros documentos. Aquí es donde el uso deltarjeta de registro de extranjerosLa "copia del El Registro de Extranjeros (antiguamente un libro de contabilidad basado en la Ley de Registro de Extranjeros) solía ser gestionado por cada municipio, pero tras la abolición del sistema se transfirió al Ministerio de Justicia, donde la persona en cuestión o determinadas personas relacionadas pueden solicitar acceso y copias en forma de solicitud de divulgación.
Otro concepto erróneo es que los antiguos datos de registro ya no pueden obtenerse debido al sistema de tarjeta de residencia. Aunque los documentos originales no permanecen para siempre, se conservan durante cierto tiempo y hay casos en los que aún pueden obtenerse en la actualidad. En otras palabras, se trata de un recurso que debería plantearse solicitar en primer lugar, en lugar de suponer que no está disponible de todos modos.

Perspectivas jurídicas y de detección

El Certificado de Registro de Extranjeros es un registro de la situación, el lugar de residencia, el estado de residencia, etc., que un residente extranjero notificó al municipio sobre la base de la antigua Ley de Registro de Extranjeros.9 En julio de 2012 se introdujo un nuevo sistema de gestión de la residencia (sistema de tarjeta de residencia basado en la Ley de Control de la Inmigración y Reconocimiento de Refugiados y registro en los Registros Básicos de Residentes), y se abolió el antiguo sistema (Ley de Registro de Extranjeros). (Ley de Registro de Extranjeros). Como resultado, las tarjetas de registro son gestionadas ahora de forma centralizada por el gobierno nacional (Ministerio de Justicia) y no por los municipios.

Desde el punto de vista de la protección de datos personales, esta "divulgación del registro original" se limita en principio a las solicitudes presentadas por la persona en cuestión o por personas que el Ministerio de Justicia considere que tienen un "interés legítimo" (por ejemplo, herederos, cónyuges, representantes legales, etc.). El examen comprueba (i) la identidad y la relación entre el solicitante y la persona registrada, (ii) la legitimidad del propósito de uso y (iii) la situación existente del registro.

En otras palabras, es necesario indicar el propósito específico de la solicitud, por ejemplo, "preparar una solicitud de naturalización" o "confirmar la nacionalidad de mi difunto padre", en lugar de simplemente "quiero saber, así que por favor muéstremelo".

ámbito de influencia

Hay dos situaciones típicas principales en las que una solicitud de divulgación de una tarjeta de registro de extranjero es problemática. Una es,Casos en los que la persona desea comprobar su historial de residencia.(por ejemplo, solicitud de naturalización, permiso de residencia permanente, prueba de residencia anterior en relación con el cambio de estatuto). Otra es,Casos en los que los familiares supervivientes desean comprobar información sobre una persona ya fallecida, en relación con la herencia o la nacionalidad.Sí.

Sobre todo en este último caso, "qué nombre utilizaba en Japón" y "cómo está registrado su historial matrimonial" pueden ser importantes en la división de la herencia y la prueba de la nacionalidad y el estatus. Si se concede la divulgación, puede facilitar la herencia y la organización de los registros de inmigración y residencia, ya que los antecedentes pueden explicarse conectándolos con el registro familiar y el registro de expulsión de la oficina municipal.

Por otra parte, la divulgación es difícil cuando la relación entre el solicitante y el sujeto es débil (por ejemplo, antiguos colegas) o cuando el propósito es ambiguo. Además, es posible que los registros ya hayan sido eliminados una vez expirado el periodo de conservación. Por eso, sobre todo si se quiere obtener información sobre un progenitor fallecido, es importante dejar por escrito un propósito claro, como la búsqueda de herencia, nacionalidad o el registro familiar, y preparar juntos los documentos probatorios.

solución

política básica

Las solicitudes de divulgación de una tarjeta de registro de extranjero pueden facilitarse si primero se organiza para qué se necesita la tarjeta, de quién son los registros que se necesitan y quién está en condiciones de solicitarlos. En la práctica, se hace lo siguiente


(i) Naturalización, residencia permanente y otros trámites a nombre de la persona → Solicitud a nombre de la persona (con documentos de identificación).


(ii) Trámites relacionados con el fallecido, como la herencia y la liquidación del libro de familia → Solicitud como parte interesada, como heredero o cónyuge (adjuntar copia del libro de familia o del registro de traslado en el que conste el hecho del fallecimiento y la relación de parentesco, etc.).


(iii) La persona es demasiado mayor o está demasiado enferma para desplazarse → Solicitud con un poder notarial que demuestre la autoridad legítima para representar a la persona + prueba de identidad por parte del representante.
La clave está en "disponer desde el principio de pruebas documentales suficientes para que el Ministerio de Justicia pueda determinar que usted tiene un "interés legítimo"". Si no lo prepara adecuadamente, le pedirán que presente documentos adicionales, lo que le supondrá más tiempo y esfuerzo.

Pasos prácticos

  • Paso 1: Comprobación de los requisitos → recopilación de pruebas → comprobación de la coherencia
    En primer lugar, anote toda la información posible que figure en la tarjeta de registro de extranjeros (por ejemplo, la suya propia o la de un familiar), como el nombre (incluidos los kanji/romaji/apellido), la fecha de nacimiento, la situación de residencia en ese momento y el periodo de estancia, para ayudar a identificar a la persona. Si existen múltiples variaciones del nombre (por ejemplo, apellido de soltera, nombre común, notación katakana, etc.), deberán anotarse todas.
    Al mismo tiempo, debe indicarse claramente la finalidad de la solicitud (por ejemplo, preparación para la naturalización, trámites de herencia, etc.) y deben facilitarse documentos de identidad, registros familiares, registros de traslado y documentos que demuestren el estado civil.
  • Paso 2: Documentación → Solicitud → Respuesta de corrección → Notificación de resultados
    Se prepara un formulario de solicitud de divulgación dirigido al Ministerio de Justicia y se presenta junto con copias de los documentos requeridos (en principio, documento de identidad válido, libro de familia, etc.). El método básico de presentación suele ser por correo. El Ministerio de Justicia examinará la solicitud y, en caso necesario, podrá enviar una consulta (solicitud de modificación), del tipo "Por favor, añada este material que demuestre el parentesco" o "Por favor, explique el propósito de uso de forma más concreta". Es importante disponer desde el principio de suficientes documentos pertinentes para poder responder adecuadamente. En consecuencia, se le notificará la entrega de una copia o la no divulgación (total o parcial).
  • Etapa 3: Preparación de las preguntas anticipadas y de las cartas de opinión complementarias
    ¿Por qué necesita esta información? Si la respuesta es ambigua, puede que no se permita la divulgación. Por ejemplo, en lugar de la expresión "Quiero saber qué nombre utilizaba mi padre en Japón", es mejor decir "Para confirmar el nombre, el estado de residencia y el período de estancia que mi padre utilizaba en Japón, e incluir esta información en el cuadro de relaciones de la herencia. Como heredero, necesito redactar un acuerdo de división de la herencia", es prácticamente eficaz escribir específicamente sobre el propósito y la ocasión de uso. En caso necesario, el empleado administrativo puede adjuntar un dictamen complementario (declaración de finalidad).

Errores comunes

Entre los obstáculos más habituales se encuentran
/ La investigación se prolonga porque la persona estaba registrada con su apellido de soltera o común, pero sólo ha escrito su nombre actual de pasaporte, lo que impide identificarla.
/ Se alega "soy pariente", pero no se adjuntan documentos que demuestren el parentesco, como el libro de familia, la baja en el libro de familia o certificados de nacimiento. En consecuencia, no puede confirmarse la legitimidad del interés.
Æ La finalidad es únicamente "solo quiero saberlo por ahora". → Si la finalidad de uso no está clara, la información puede no divulgarse desde el punto de vista de la protección de datos.
... confiar demasiado en el estado de conservación del original de registro. Si ya se han eliminado (por ejemplo, ha pasado el periodo de conservación), la respuesta será "no hay registro", por muy correcto que sea el procedimiento para solicitarlo. Esto es inevitable, por lo que es importante actuar tan pronto como sea necesario.
En definitiva: "¿Estoy en condiciones de reclamar?". ¿Para qué sirven los documentos? "¿Tengo suficiente material para identificar a la persona?". El camino más corto es aclarar estos tres puntos antes de presentar el documento.

documentos necesarios

Esta sección se organiza asumiendo tres modelos típicos (solicitud en persona / solicitud por un familiar / solicitud por poder). En todos los casos, la presentación debe hacerse ante el Ministerio de Justicia (departamento competente) y la solicitud debe hacerse básicamente por correo. Para presentar la solicitud bastará con una fotocopia, pero no utilice copias antiguas de registros de familia, registros de traslados, etc., ya que se les puede exigir que estén "al día" o que sean "prueba de todos los asuntos".

documentosObjetivo.Fuentes/Creado por.punto importante
formulario de solicitud de informaciónEspecifique quién y qué registros se solicitan y con qué finElaboración propia para su presentación al Ministerio de Justicia (hay formularios de ejemplo disponibles).Anote detalladamente información específica, como alias, apellido de soltera, fecha de nacimiento, etc.
documento de identidadVerificación de que el demandante es la persona/parte legítimaTarjeta de residencia, certificado especial de residente permanente, pasaporte, etc.Debe ser válido o tener una fotografía y fecha de nacimiento verificadas.
Copia del libro de familia, copia de la baja en el libro de familia, etc.Prueba de ser superviviente u otra persona de la que se obtenga información sobre el fallecido.Municipio de domicilioPresente una copia de la continuidad. Se requieren varios tipos si los registros familiares antiguos por sí solos no están conectados.
documentosObjetivo.Fuentes/Creado por.punto importante
poder notarialPrueba de la autoridad de un agente (por ejemplo, un funcionario administrativo) para llevar a cabo el procedimiento.Preparado y firmado por el interesado (o por los herederos u otras partes interesadas).La falta de firma, sello y fecha puede considerarse nula.
Declaración de usoDescripción específica de para qué se utilizará la informaciónSe aceptan formularios opcionales (a menudo preparados por un funcionario administrativo)."Anexos a una solicitud de naturalización", "Bases para un mapa de sucesiones", etc., en concreto.
Sobre de devolución y sellosPara la devolución de la notificación de resultados y la entrega de copiasPreparado por el demandanteIndique claramente su nombre y dirección. Si la información es incompleta, los artículos no se devolverán.
  • Siga las orientaciones sobre si se requiere el original o una fotocopia. En general, se aceptan fotocopias del DNI, pero en algunos casos pueden exigirse documentos originales o traducciones notariales.
  • Si el nombre que figura en la tarjeta de residencia o el pasaporte difiere del nombre registrado en el pasado (apellido de soltera o nombre común), adjunte documentos que demuestren la conexión (por ejemplo, prueba del uso del nombre común, certificado de matrimonio) para facilitar la identificación.
  • La omisión de la fecha, el sello y la firma es la deficiencia más común. Sorprendentemente, muchos formularios de poder se envían con la fecha en blanco, lo que provoca su devolución.

Información complementaria y notas

Las solicitudes de divulgación relativas a personas fallecidas pueden rechazarse por motivos de protección de la intimidad si no es posible explicar razonablemente por qué la información es necesaria para confirmar la herencia o la nacionalidad. Por ejemplo, puede ser débil simplemente porque "sólo quiero saber el historial de residencia de mi padre". Suele ser más fácil dictar sentencia si la solicitud especifica una necesidad legal o administrativa, como "necesito indicar con precisión la situación de residencia de mi padre en el acuerdo de división de la herencia para dividir sus bienes" o "necesito probar la situación de residencia y el nombre de mi padre en Japón en relación con la adquisición de la nacionalidad (confirmación de reserva o pérdida de la nacionalidad)".
Además, el Ministerio de Justicia puede comprobar minuciosamente si la persona ha fallecido realmente y si usted es el heredero, así que prepárese para asegurarse de que la conexión entre el libro de familia, el registro de traslado y la partida de nacimiento es una sola línea. Si se rompe alguna de las conexiones, tendrá que hacer una solicitud adicional (por ejemplo, para obtener un libro de familia de un municipio diferente).

Procedimientos

El proceso básico para solicitar la divulgación de una tarjeta de registro de extranjero es "solicitud por correo → examen por el Ministerio de Justicia → envío de resultados". A menudo no se contemplan las solicitudes en línea, y normalmente no puede esperar que le traten los resultados el mismo día si va directamente a la ventanilla. Por tanto, debe considerarse un procedimiento preparatorio, en el que los documentos requeridos se preparan con antelación y se presentan juntos en un sobre.

  1. Comprobar requisitos → preparación de documentos → solicitud → examen → resultado
escenario(a) cargo (de un área de responsabilidad, pero no necesariamente de la supervisión del personal)Duración aproximadapunto de control
Requisitos de controlSolicitante/responsable administrativo1-3 días.¿Son suficientes los datos de identificación del sujeto (nombre, fecha de nacimiento, etc.) / Está claro el propósito de la solicitud?
preparación de documentosSolicitante/empleador/familiar3-14 días.¿Están completos/vencidos los registros de familia, los registros de traslados, los poderes notariales y otros documentos pertinentes?
Solicitud y selecciónSolicitante/Ministerio de JusticiaSemanas a.Datos de contacto claros para poder responder inmediatamente a consultas adicionales.

Ejemplo de reclamación

Caso 1: Casos en los que el solicitante ha presentado su propia solicitud de naturalización.

fondoUna persona que había trabajado en Japón durante muchos años tenía previsto adquirir la nacionalidad japonesa (solicitar la naturalización). Sin embargo, no tenía a mano su antiguo pasaporte ni su historial de residencia.
soporteSe recopiló la siguiente información: la solicitud de divulgación de la tarjeta de registro de extranjeros se hizo a nombre de la persona, y se identificaron el nombre (incluida la ortografía antigua), la fecha de nacimiento, la situación de residencia anterior y la primera fecha de llegada a Japón. También se prepararon copias de la tarjeta de residencia actual y del certificado de residencia para aclarar la identidad del solicitante.
Resultado.El Ministerio de Justicia expidió una copia del certificado original, confirmando el historial de la situación de residencia anterior y el historial de residencia. Esto permitía que la "Lista de antecedentes de inmigración y residencia" de los documentos de solicitud de naturalización figurara con exactitud y reducía la carga de explicaciones adicionales.

Si intenta rellenar la información del pasado con "recuerdos", a menudo tendrá que hacer correcciones más adelante, pero si utiliza los registros originales como base, podrá presentar documentos coherentes desde el principio.

Caso 2: Casos en los que la información del progenitor fallecido iba a utilizarse para una herencia, pero la finalidad no estaba clara.

fondoEl demandante solicitó que se le revelara su tarjeta de registro de extranjeros, declarando que quería saber qué estatus de residencia había tenido su difunto padre en Japón. Sin embargo, no adjuntó ningún documento específico relativo a su herencia.
problemaEl Ministerio de Justicia no puede determinar si se trata de un "interés genuino" o "necesario para un procedimiento judicial". También faltaban registros de familia y certificados de nacimiento que acreditaran la relación entre el demandante y su padre fallecido.
impactosi la finalidad es ambigua y no puede verificarse el interés, puede que no se permita la divulgación por motivos de protección de datos o que se entregue de forma significativamente tachada.

Deberían haber indicado claramente que estaban preparando una herencia, haber explicado que necesitaban identificar el nombre oficial del padre y su situación de residencia para preparar un acuerdo de herencia, y haber adjuntado documentos que demostraran la relación paterno-filial en el libro de familia, el registro de traslado y el certificado de nacimiento.

Caso (iii): casos en los que un hijo reclama en nombre de una persona mayor.

situaciónUna persona mayor cuyo japonés no sea lo suficientemente bueno puede querer comprobar la información de su antiguo registro para trámites como solicitar su propio permiso de residencia permanente o cambiar a un certificado especial de residente permanente.
soportela solicitud debe ir acompañada de un poder firmado por el interesado, una copia del documento de identidad y el documento de identidad del apoderado (por ejemplo, un hijo). Si es necesario, debe incluirse una breve declaración de la necesidad del apoderado (por ejemplo, por motivos de salud).
puntoEs importante que el poder esté claramente fechado y firmado y que indique claramente la finalidad y el objeto del poder. Por sí solo, el texto "quiero tomarlo en nombre de" es poco convincente; es más fácil juzgarlo si incluye datos concretos como "se utilizará para presentar material para un permiso de residencia permanente".

Si el poder está en regla, no siempre es necesario que la persona acuda en persona a una oficina gubernamental o al Ministerio de Justicia. Esto es especialmente útil en los casos en que una persona es demasiado mayor o no se encuentra bien para desplazarse.

PREGUNTAS FRECUENTES

P1: ¿Qué es una "tarjeta de registro de extranjeros"? ¿En qué se diferencia de la tarjeta de residencia actual?

El Certificado de Registro de Extranjeros es una especie de libro de contabilidad básico creado y mantenido por el municipio para cada residente extranjero de conformidad con la antigua Ley de Registro de Extranjeros. Registra el nombre, la fecha de nacimiento, la nacionalidad/región, el estatus de residencia, el periodo de estancia, el historial de direcciones, etc. Tras la introducción del actual sistema de tarjetas de residencia (basado en la Ley de Control de la Inmigración) y del sistema básico de registro de residentes, la entidad gestora se transfirió al Ministerio de Justicia, y la persona en cuestión o un interesado legítimo puede obtener una copia mediante un procedimiento denominado "solicitud de divulgación". Se utiliza como documento complementario en los casos en que la tarjeta de residente actual o la tarjeta de residencia por sí solas no proporcionan información sobre los antecedentes.

P2. ¿Puede reclamar cualquiera? ¿Puedo quedarme con la parte de mi amigo?

No. La información no está a disposición del público. Por regla general, sólo puede solicitarla "la persona en cuestión" o "una persona a la que el Ministerio de Justicia reconozca un interés legítimo", ya que contiene datos personales. Los intereses incluyen casos como: llevar a cabo un acuerdo de división de bienes como heredero, probar la condición de cónyuge o proceder como representante legal. Es probable que no se autorice la divulgación por mero interés o con fines de investigación de terceros.

P3. ¿Qué información puede obtenerse? ¿Se hará pública tal cual?

Básicamente, esto incluye el nombre en el momento del registro (en algunos casos, incluidos los registros de alias y apellidos de soltera), la fecha de nacimiento, la nacionalidad y la región, la situación de residencia y el periodo de estancia, el historial de direcciones, etc. No obstante, desde el punto de vista de la protección de los datos personales, la información sobre terceros no directamente relacionados con el solicitante o la información de carácter muy privado podrá tacharse (enmascararse). Además, si el registro en sí no permanece debido a la expiración del periodo de conservación u otras razones, la respuesta puede ser "no hay registro relevante".

P4: ¿Cuál es el mayor escollo en la documentación que tiene que preparar?

El motivo más frecuente es la falta de documentación que demuestre el parentesco. Por ejemplo, si quiere obtener los registros originales de un progenitor fallecido y no tiene el libro de familia, el registro de traslado o los certificados de nacimiento que vinculan al demandante con ese progenitor, el Ministerio de Justicia le preguntará: "¿Es usted realmente un heredero? ¿Realmente necesita ver estos registros?". El Ministerio de Justicia no puede tomar una decisión sobre la Es importante presentar con antelación varios registros de familia, mudanzas, partidas de nacimiento con traducciones, etc. juntos para que la relación paterno-filial, la relación conyugal y la relación hereditaria formen una sola línea.

P5. ¿Cuándo debo reclamar? ¿Se puede hacer más tarde?

Como norma general, "solicítelo en cuanto crea que lo necesita". Esto se debe a que los resguardos de registro de extranjeros no se conservan necesariamente para siempre y pueden haber sido destruidos al cabo de cierto tiempo. En particular, el riesgo de no poder obtener información sobre personas que han residido durante décadas o que ya han fallecido aumenta cuanto más tiempo pasa. Si tiene previsto utilizar la información para trámites oficiales en el futuro, como una solicitud de naturalización, un permiso de residencia permanente o trámites sucesorios, se recomienda al menos comprobar primero la existencia del certificado original.

Leyes y fuentes de referencia

resumen

El Certificado de Registro de Extranjero es un registro sumamente importante que permite confirmar el "historial de residencia anterior", el "nombre utilizado en Japón" y la "situación de la primera llegada a Japón", que no se pueden encontrar en la tarjeta de residente o la tarjeta de residencia actuales. Obtener el certificado lo antes posible ayudará a evitar problemas posteriores, no sólo a la persona que se está preparando para la naturalización, la residencia permanente o el cambio de estatus de residencia, sino también a los familiares que están comprobando la herencia o el estatus de parientes fallecidos.
El procedimiento en sí se desarrolla principalmente por correo, pero la preparación de documentos que demuestren claramente la relación y el propósito es clave. Puede consultar incluso en la fase de "¿Puedo conseguirlo?". Si no está seguro, comparta su situación con un experto.

▶ Consulta la página de presentación de la oficina.

Consultas y acceso

Despacho de abogados Horiuchi Gyoseishoshi (Despacho de Shinjuku, Tokio)
Diputada Yukiko Horiuchi, escribiente administrativa

  • Pertenece a la Delegación de Shinjuku de la Asociación de Escribanos Administrativos de Tokio.
  • Oficina de Inmigración y Residencia de Tokio Agencia de solicitud Gyoseishoshi Abogado
  • Miembro de la Organización de Apoyo al Empleo en el Extranjero (FESO)

Acceso: 5 minutos a pie desde la estación de Higashi Shinjuku / 8 minutos a pie desde la estación de Shin-Okubo / 12 minutos a pie desde la estación de Okubo.

▶ Consulta la página de presentación de la oficina.

*Este artículo es sólo para fines de información general y las decisiones finales deben tomarse con expertos de acuerdo con la legislación más reciente.

  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
Índice